Описание проекта
Планирование поступления платежей в компании производилось в Excel, что усложняло корректный учет договоров и не позволяло контролировать лимиты по накопленным договорам с действующими заказчиками. Требовалось обеспечить также системное планирование затрат и применение рабочего инструмента для ведения платежного календаря, а также, исключение безакцептных платежей.
Несмотря на это бухгалтерский учет велся корректно и в соответствии требованиям законодательства в программе 1С:Бухгалтерия 8, настройку и поддержку которой осуществлял офис Белорусская компании "Первый Бит".
В ходе регулярного взаимодействия представителей "Грузовой компании" и специалистов Первого Бита была выявлена критически значимая потребность в автоматизации казначейства и процессов документооборота. При этом особенно важно было обеспечить обособленную работу пользователей в 1С:Бухгалтерия и системе финансового учета. А именно, разделить внутри компании работу сотрудников по ведению регламентированного и управленческого учета, исключив нецелевое взаимодействие путем автоматического обмена необходимыми данными в соответствии установленным внутрифирменным бизнес-процессам.
Группа специалистов Первого Бита провела ряд интервью ключевых пользователей для сбора и формализации требований к автоматизации. По итогам оценки требований, в качестве решения были предложены системы "БИТ.Финанс.Управленческий учет" и "1С:Документооборот".
Функциональность данных решений соответствовала потребностям ключевых бизнес-заказчиков "Грузовой компании". Чтобы обеспечить плавный ввод пользователей в систему было реализовано консультационное внедрение БИТ.Финанс, что само собой предполагает ускоренное освоение работы в новых системах на практике.
Для обеспечения отражения НСИ, исходящих и входящих платежей в БИТ.Финанс, была настроена бесшовная интеграция данных с программой "1С:Бухгалтерия". После чего были произведена настройка типового функционала БИТ.Финанс в блоке "Казначейство".
Работы по настройке систем и консультации проходили в гибридном формате, предусматривающем, как очные встречи на территории холдинга, так и удаленно в формате Zoom.
Процесс приема работ и проверки системы на соответствие требованиям проходило через тестирование разработчиками и аналитиками "Первого Бита".
В ходе работ по адаптации и настройке систем под требования "Грузовой компании" был проведен цикл обучающих мероприятий для ключевых пользователей и участников процессов казначейства и электронного документооборота.
Илья Козаченко, начальник управления информационных технологий