Описание
До начала проекта основные продажи GLAMA приходились на маркетплейсы Kaspi, Wildberries, Flip и официальный оптовый сайт компании. Торговый учет велся в 1С:Розница для Казахстана, которая не обеспечивала сквозную интеграцию с маркетплейсами и полноценную управленческую аналитику. Заказы с торговых площадок переносились в систему вручную или через Excel, что занимало много времени, повышало риск ошибок, приводило к дублированию и потере части заказов. Значимая часть операций по каналам продаж: оформление заказов, отгрузок, возвратов, сверка оплат – выполнялась без единого регламента и сквозной схемы движения документов.Управленческая аналитика также была ограничена: каналы продаж не были разделены по складам и подразделениям, что затрудняло оперативную оценку оборачиваемости, валовой прибыли и экономики по каждому направлению.
Эти ограничения существующей системы стали причиной запуска проекта по переходу на единую информационную систему управления продажами. Ключевым риском проекта было то, что компания работала полностью в онлайн-формате, поэтому допустить остановку деятельности даже на один день было нельзя.
После поиска решений в интернете клиент обратился в Первый Бит, к ведущему IT-интегратору в Казахстане. На этапе обследования специалисты проанализировали действующие процессы и выявили узкие места – отсутствие сквозной логики бизнес‑процессов и интеграций с внешними каналами продаж. В качестве целевого решения выбрали программу 1С:Управление нашей фирмой для Казахстана (1С:УНФ для Казахстана) с подключением модуля интеграции с маркетплейсами и модуля обмена с сайтом.
В рамках проекта команда IT-интегратора:
- выстроила логическую цепочку бизнес‑процессов и распределила роли сотрудников по этапам обработки заказов;
- перенесла НСИ из старой системы в новую, что ускорило запуск и снизило риски ошибок при миграции данных;
- настроила прямой обмен заказами и остатками с маркетплейсами и оптовым сайтом:
- реализовали автоматическую выгрузку прайс‑листа в торговые площадки с учетом минимальных и максимальных цен и остатков по складам.
- настроили регулярную загрузку заказов из торговых площадок в нетиповой документ «Заказы из маркетплейсов» с последующим автоматическим созданием типовых документов: «Заказ покупателя», «Расходная накладная», «Возврат товаров от покупателя».
- разработали обработку загрузки оплат по реестру с автоматическим созданием документов «Оплата платежными картами» и учетом комиссии маркетплейсов;
- организовали работу 20 автоматизированных рабочих мест, подключив ПК операторов и сканеры штрих‑кодов;
- провели полноценное обучение персонала работе в новой системе.
Все доработки специалисты реализовали через расширения и внешние обработки, без изменения типовой конфигурации программы. Это позволило сохранить возможность штатного обновления 1С и дальнейшего развития системы. Решение команда внедряла поэтапно, не прерывая операционную деятельность GLAMA, и оперативно поддерживала пользователей через почту, онлайн-встречи и групповые чаты. По итогам внедрения GLAMA перешла на работу в единой информационной системе с выстроенной логикой бизнес‑процессов. Заказы с маркетплейсов и официального сайта по расписанию автоматически загружаются в 1С, при этом сопоставляются товары и контрагенты – исключаются повторные загрузки одних и тех же заказов и дубли в справочнике клиентов, обеспечивается непрерывность обработки заказов и прозрачность операционной деятельности.
На данный момент работа с клиентом продолжается в формате сопровождения и развития системы 1С. В планах: расширение автоматизации складской и логистической части, развитие управленческой отчетности и аналитики, подключение новых каналов продаж и дальнейшее сокращение доли ручного труда за счет автоматизации бизнес‑процессов.
