Описание
До начала проекта компания «Batu Agro» использовала типовые решения на платформе 1С, которые находились на сопровождении в алматинском офисе «Первый Бит». При этом ключевые операции по согласованию и управлению платежами в компании выполнялись вручную: поручения составлялись в отдельных файлах, согласование и коммуникация велись через устные договорённости и по электронной почте. Статус платежа приходилось выяснять личными запросами к ответственным лицам.
Такой подход приводил к таким проблемам как:
- задержка платежей;
- потеря контроля над этапами обработки и ответственными лицами;
- отсутствие прозрачности процессов из-за разрозненности данных и отсутствия единой истории согласований;
- высокий риск ошибок при ручном вводе данных (неверные суммы, реквизиты, дублирование платежей);
- сбои в процессе согласования при отсутствии любого из ответственных участников.
Для устранения указанных проблем совместно со специалистами Первого Бита было принято решение о внедрении подсистемы «Казначейство» в рамках комплексной системы "БИТ.ФИНАНС. Стандарт" на базе «1С:Бухгалтерия для Казахстана».
В рамках настройки типового функционала решения «БИТ.ФИНАНС. Стандарт» специалистами IT-интегратора была реализована организационная структура, включающая несколько специализированных отделов: логистика, бухгалтерия и отдел закупок. Для каждого из этих отделов был заведён отдельный центр финансовой ответственности (ЦФО), а каждому ЦФО назначен руководитель, чья основная задача – согласование заявок на расходование денежных средств. Кроме того, были сформированы статьи оборота, отражающие необходимые расходы компании для эффективного контроля финансовых потоков и рационального распределения бюджета.
Реализованные функциональные возможности:
- Автоматизированный расчёт остатков по счетам с учётом текущих заявок на оплату.
- Электронное согласование заявок — автоматическая маршрутизация заявок в соответствии с утверждёнными бизнес‑процессами.
- План‑фактный анализ БДДС — контроль исполнения бюджета движения денежных средств в режиме реального времени.
- Групповая обработка платежей — возможность единовременной оплаты нескольких заявок.
- Мониторинг поступлений — прогнозирование и контроль ожидаемых денежных потоков для грамотного управления ликвидностью.
- Централизованное управление платежами — выполнение операций непосредственно из рабочего места пользователя.
Для оптимизации и упрощения процесса согласования было установлено мобильное приложение, которое позволяет согласовывать документы и оперативно корректировать финансовую ситуацию компании вне офиса. С его помощью можно согласовывать и визировать заявки на расходование денежных средств и реестры платежей прямо с телефона, просматривать документы в реестре, а также открывать их для ознакомления и согласования. Для оперативного информирования о новых задачах на согласование используются push-уведомления.
Теперь процесс согласования заявок в «Batu Agro» организован следующим образом:
- Первичное согласование: руководитель ЦФО проверяет заявку на уровне подразделения.
- Вторичное согласование: коммерческий директор 1‑го уровня проводит итоговую проверку и утверждает заявки. После его одобрения, утвержденные заявки заносятся в реестр платежей.
- Финальное утверждение: главный бухгалтер осуществляет окончательное одобрение, после чего автоматически формируются платёжные документы.
Таким образом, специалистами Первого Бита был реализован комплексный и автоматизированный процесс управления казначейством, который устранил проблемы ручного управления, снизил риски ошибок и задержек, обеспечил прозрачность и контроль финансовых операций.
На данный момент компания «Batu Agro» находится на сопровождении программных продуктов 1С в Первом Бите.
финансовый директор ТОО "Batu Agro"
