Описание
В связи с открытием филиала в Республике Казахстан перед вузом встала задача выстроить прозрачную систему начисления и выплаты заработной платы, учета источников финансирования, а также регламентированного и управленческого учета в соответствии с требованиями законодательства РК. Бухгалтерия обратилась в компанию «Первый Бит» как к надежному и проверенному партнеру по решениям на платформе 1С, с запросом на комплексную автоматизацию финансовых и кадровых процессов. Специалисты Первого Бита, учитывая специфику образовательного учреждения и потребности заказчика, предложили внедрение решений «1С:Бухгалтерия для государственных предприятий Казахстана» и «1С:Зарплата и кадры для государственных организаций Казахстана».
В новой системе был настроен учет источников финансирования, включая средства по образовательным грантам, контроль исполнения бюджета, ведение бухгалтерского учета и формирование регламентированной отчетности в разрезе статей классификации расходов. Реализованы механизмы ввода планов финансирования и контроля фактического исполнения бюджета, а также шаблоны классификации для ускорения работы и снижения количества ошибок. Дополнительно в БГП предусмотрен учет родительской платы в связи с запуском платных мест на обучение. Теперь бухгалтер ведет гранты, платное обучение и бюджет в одной системе, а руководство в любой момент видит, какие статьи финансирования используются и как исполняется бюджет.
В блоке расчета заработной платы в «1С:Зарплата и кадры для государственных организаций Казахстана»» реализованы сложные схемы начислений: сдельная оплата, расчеты по среднему заработку (отпуска, больничные, пособия), учет нагрузки преподавателей, включая работу на неполные ставки (0,2; 0,5 и т.д.). Учтен дифференцированный подход к оплате труда преподавателей в зависимости от уровня компетенций: чем выше квалификация, тем выше стоимость часа за лекции, лабораторные и практические занятия. В итоге расчетчик заработной платы перестал считать вручную сложные формулы, а руководство получило прозрачную и справедливую модель мотивации преподавателей. Также внедрен инструмент по планированию отпусков работников — он позволяет выстраивать графики отпусков, учитывать производственные мероприятия, видеть пересечения и автоматически проверять корректность данных. Система наглядно показывает распределение отпусков во времени и помогает избежать кадровых «провалов» в учебный период. Теперь кадровая служба быстро формирует и согласовывает графики отпусков, а руководители подразделений заранее понимают, кто и когда будет отсутствовать.
Далее был настроен обмен между «1С:Зарплата и кадры для государственных организаций Казахстана» и «1С:Бухгалтерия для государственных предприятий Казахстана», благодаря чему затраты на фонд оплаты труда автоматически передаются в разрезе источников финансирования. Это позволило объединить кадровые и финансовые данные в единую управленческую модель. Теперь бухгалтер не переносит данные вручную между системами, а руководство получает целостное представление о финансовой нагрузке на каждый источник финансирования.
Для управленческого учета система обеспечила планирование потребности в персонале, управление компетенциями и аттестациями, планирование повышения квалификации, учет кадрового состава и управленческий расчет заработной платы. Руководство получило доступ к аналитическим отчетам в различных разрезах для принятия управленческих решений.
В результате руководство вуза видит реальную картину по персоналу и затратам и может принимать решения не «на ощущениях», а на основе данных.
