Описание
До начала проекта основная информационная система компании "Премьера" была построена на базе существенно доработанной программы 1С:Управление торговым предприятием для Казахстана (1С:УТП). Параллельно использовались отдельные системы учёта в 1С:Бухгалтерия для Казахстана (1С:БК) и 1С:Зарплата и управлении персоналом для Казахстана (1С:ЗУП), при этом часть юридических лиц велась в отдельных информационных базах.
Часть ключевых бизнес‑процессов, в том числе связанных с взаимодействием с дистрибьюторами и партнёрами, выполнялась вручную или с использованием офисных инструментов (Excel, почта, мессенджеры). CRM‑ и проектное взаимодействие с партнёрами велось в отдельной внешней CRM‑системе, не интегрированной с 1С.
Ключевые проблемы:
- Фрагментация данных. Отдельные контуры учёта использовались параллельно, данные часто дублировались и расходились, что усложняло консолидацию отчётности.
- Сложная и нестабильная архитектура системы. Значительный объём бизнес‑логики был реализован в доработках, что затрудняло обновление, сопровождение и масштабирование. Регламентированные обновления устанавливались нерегулярно, что приводило к проблемам с соответствием законодательству и рискам сбоев. Устаревшая, сильно переписанная конфигурация затрудняла подключение новых интеграций и внешних сервисов, а многолетняя эксплуатация существенно сделала систему нестабильной, слабо формализованной и недостаточно документированной.
- Отсутствие стабильного сопровождения. Нерегулярное сопровождение и доработка системы приводили к накоплению “дыр” в прослеживаемости движения товарно‑материальных ценностей: не всегда обеспечивалась корректная сквозная увязка операций от закупки до реализации.
- Высокая доля ручного труда:
- Подготовка управленческой и аналитической отчётности по продажам требовала сбора данных из разных систем и множества Excel‑файлов.
- Значительная часть расчётов (заработная плата, премии, показатели эффективности) выполнялась вручную или в полуавтоматическом режиме.
- Процедуры расчёта себестоимости и контроля маржинальности были трудоёмкими и подверженными ошибкам.
- Критическая нагрузка. При 60 активных пользователях, около 1 000 номенклатурных позиций и 100 документах в день система работала на пределе своих возможностей, что проявлялось в снижении отклика и росте рисков простоев.
В этих условиях требовалась комплексная автоматизация и унификация следующих контуров:
- нормативно‑справочная информация (НСИ);
- процессы закупок;
- процессы продаж (розничных, оптовых, проектных);
- складской учёт и управление запасами;
- производственные процессы;
- маркетинг и работа с партнёрской сетью;
- бухгалтерский и налоговый учёт;
- кадровый учёт и расчёт заработной платы;
- CRM‑процессы.
Уникальность и инновационность проекта заключаются в комплексном переходе от фрагментированного, сильно доработанного ландшафта из нескольких систем к единому контуру управления на базе 1С:Комплексная автоматизация для Казахстана, с глубокой перестройкой бизнес-процессов и переносом большого объёма исторических данных.
Ключевые особенности проекта:
- Консолидация систем в единое информационное пространство. Функции, ранее распределённые между доработанной 1С:УТП, 1С:БК, 1С:ЗУП, CRM-системой и рядом разрозненных баз по юридическим лицам объединены в едином сквозном контуре учёта и управления на платформе 1С:КА. Все ключевые процессы — оптовые и розничные продажи, закупки, складской учёт, производство (колеровка), бухгалтерский и налоговый учёт, расчёт зарплаты и премий — ведутся в одной системе. Пользователи работают в единой базе вместо набора разрозненных решений и Excel‑файлов.
- Сложный и ответственный перенос данных. Специалистами выполнен перенос значительного объёма данных: номенклатуры - около 1000 позиций с историей движений, справочников контрагентов, остатков, взаиморасчётов, а также ключевых документов по основным направлениям деятельности. Миграция проводилась с минимальным простоем для бизнеса и с сохранением необходимой глубины аналитики.
- Интеграция и замещение CRM‑решения на базе Битрикс24. В рамках проекта не только внедрена типовая конфигурация 1С:КА, но и реализована функциональность, позволившая перенести в неё часть сценариев, ранее выполнявшихся в CRM-системе. Это позволило объединить операционный и CRM‑ контуры в единой системе 1С, сократить дублирование данных и упростить работу специалистов по продажам и взаимодействию с партнёрами.
- Автоматизация специфичного для бизнеса направления — работы с партнерами. Регистрация проектов, заказов и отгрузок, относящихся к конкретным партнерам, теперь ведётся в 1С. На основании данных системы автоматически рассчитываются премии и вознаграждения по заданным правилам. Исключена зависимость от Excel-расчётов, обеспечена прозрачность и проверка начислений.
- Перестройка и стандартизация ключевых бизнес-процессов. В ходе проекта были описаны и стандартизированы процессы закупок, продаж, складской логистики, расчёта себестоимости и управленческой отчётности. Вместо поддержки хаотичных, исторически сложившихся доработок в УТП были внедрены регламентированные сценарии работы в 1С:КА с учётом отраслевой специфики (сезонность, премиальный ассортимент, собственная логистика, колеровка красок).
- Сквозной учёт движения ТМЦ. Обеспечена прослеживаемость товарно-материальных ценностей (ТМЦ): от поступления на склад до реализации конечному покупателю или использования в производстве (колеровке). Доступна детализация по партиям, складам, филиалам, что позволяет оперативно контролировать остатки, оборачиваемость и наличие дефицитов. Устранены накопленные ранее "дыры" в учёте.
- Финансовый контур и расчёт себестоимости. В 1С:КА реализован единый финансовый контур: учёт взаиморасчётов, контроль дебиторской задолженности, корректный и более стабильный расчёт себестоимости с учётом движения по складам и производству. Это позволяет анализировать маржинальность по товарам, направлениям, филиалам и партнёрам.
- Учёт специфики бизнеса: филиалы, логистика, сезонность. В системе отражены особенности работы филиалов и логистики: распределение запасов по складам, перемещения между подразделениями, планирование поставок в периоды сезонных пиков. Руководство получает оперативную информацию по каждому подразделению и в целом по компании.
- Разработаны регламентированные процессы закупок и продаж. Процессы работы с заказами клиентов, формирования заказов поставщикам, резервирования, отгрузок и возвратов выполняются по единым, описанным сценариям. Сокращено количество "нестандартных" операций, снижен объём ручного вмешательства и "обходных путей".
- Управленческая и регламентированная отчётность в одной системе. Большинство отчётов формируется непосредственно в 1С:КА без внешнего свода: управленческая аналитика по продажам и запасам, отчёты по филиалам, по партнерам, финансовые показатели. Сократилось количество ручных операций, уменьшено расхождение данных между управленческим и бухгалтерским учётом.
- Упорядоченная работа пользователей. 77 пользователей работают в единой системе по ролям и регламентам: менеджеры по продажам, закупкам, логисты, бухгалтерия, финансовая служба, специалисты по работе с дизайнерами. Это обеспечивает предсказуемость операций, контролируемость доступа к данным и устойчивость ежедневной работы.
- Максимальное использование типового функционала с точечными доработками. Несмотря на сложность исходного ландшафта и глубину прежних кастомизаций, при внедрении 1С:КА сделан акцент на использовании типового функционала. Доработки выполнялись точечно — там, где это было действительно необходимо для специфики бизнеса заказчика (работа с партнерами, особенности логистики и сезонности, сценарии взаимодействия филиалов). Такой подход позволил снизить эксплуатационные риски, упростить сопровождение и обеспечить возможность дальнейшего развития системы без критической зависимости от индивидуальных модификаций.
Таким образом, проект представляет собой не просто замену устаревшего продукта 1С, а архитектурную трансформацию – переход от фрагментированной, нестабильной и трудоёмкой в сопровождении системы к единой управленческой платформе, поддерживающей рост бизнеса компании "Премьера" (ТОО "Evolution Technologies") и развитие ИТ-ландшафта.
Какие были трудности и ограничения:
- Глубокая кастомизация старой 1С:УТП:
- Логика работы многих процессов была "зашита" в индивидуальные изменения, что усложняло как анализ текущего состояния, так и планирование миграции.
- Отказ от части старых доработок требовал изменения привычной работы пользователей и вызывал сопротивление.
- Фрагментированный ландшафт и разрозненные базы:
- При анализе приходилось учитывать множество источников данных, что увеличивало трудоёмкость обследования и риск упущения важных связей.
- Сложность и объём миграции данных:
- Необходимо было перенести значимый объём исторических данных по номенклатуре, контрагентам, остаткам, взаиморасчётам и документам при сохранении аналитики и прослеживаемости ТМЦ.
- В исходных базах были накоплены ошибки и "дыры", которые приходилось выявлять и устранять уже в процессе миграции:
- несостыковки по остаткам;
- незакрытые документы;
- расхождения между системами.
- Требовалось минимизировать простой бизнеса при переходе, что накладывало жёсткие сроки на тестовые и боевые переносы.
- Нестабильность и устаревание исходной системы:
- Нерегулярные обновления и отсутствие полноценного сопровождения привели к тому, что часть функционала работала со сбоями, а производительность системы падала на фоне роста объёмов данных.
- Любые доработки и выгрузки из старой УТП несли дополнительные риски сбоев и вынужденных простоев.
- Высокая доля ручных операций и неформализованных процедур:
- Многие операции выполнялись "по привычке" без формализованных регламентов, что усложняло их перевод в типовые механизмы 1С:КА.
- Сопротивление изменениям со стороны пользователей:
- Сотрудники привыкли к старой, хотя и неудобной, но знакомой системе работы.
- Переход на регламентированные процессы и единые правила учёта требовал адаптации, обучения и сопровождения пользователей, особенно в период запуска.
- Необходимость учёта отраслевой специфики в рамках по возможности типового решения:
- Бизнес заказчика сочетает оптовую и розничную торговлю, элементы производства (колеровка), работу филиалов, логистику и партнёрскую программу с дизайнерами.
- Важно было максимально использовать типовой функционал 1С:КА, при этом закрыв специфические процессы (проекты и премирование партнеров, сезонность, особенности логистики) точечными доработками, не превращая новую систему в "вторую УТП" с тяжёлой кастомизацией.
