Бюджетирование: зачем нужно, виды бюджетов, методы и этапы организации

Любой компании, независимо от ее размера, типа и сферы деятельности, важно эффективно распределять финансовые ресурсы, внимательно следить за доходами и расходами, реалистично оценивать результаты деятельности, правильно инвестировать и тщательно контролировать выполнение финансовых планов. Все это — важные шаги в процессе бюджетирования.

В статье расскажем, что такое бюджетирование, как правильно составить и вести бюджет компании, какие бывают виды бюджетов, а также обсудим распространенные ошибки при организации системы бюджетирования.

Что такое бюджетирование на предприятии

Бюджетирование — это процесс создания, выполнения, контроля и анализа бюджетов организаций. Бюджет — это план, который показывает, сколько денег или товаров будет получено и потрачено за определенный период. Сроки составления бюджета зависят от долгосрочных целей компании. Обычно бюджеты формируют на год, разделяя его на кварталы и месяцы.

Бюджет можно формировать как для всей компании, так и для ее отдельных подразделений, направлений деятельности или продуктов. Например, это может быть бюджет доходов и расходов компании (БДР), бюджет производства или бюджет продаж.

Структура бюджета зависит от особенностей бизнеса, поэтому она индивидуальна для каждой компании. Стоит понимать, что составление бюджетов — это не обязательная процедура, но их наличие значительно упрощает управление бизнесом.

Пример из бизнеса

В торговой компании столкнулись с проблемой избыточных запасов товаров, что привело к замораживанию средств на складах. Из-за отсутствия прозрачной системы бюджетирования, отделы закупок и продаж заказывали больше товаров, чем было необходимо для удовлетворения клиентского спроса.

Организация системы бюджетирования в данном случае поможет финансовому директору проанализировать данные о продажах и спросе на рынке. Опираясь на реальные данные, финансовый директор сможет понять потребности бизнеса и установить координацию между закупками и продажами. В результате система бюджетирования сможет уменьшить складские запасы и освободить замороженные деньги, оптимизировав затраты на хранение и увеличив оборачиваемость запасов.

Аналитическая отчетность по бюджетам в БИТ.ФИНАНС

Бюджетирование: задачи и функции

Бюджетирование помогает компаниям планировать доходы и расходы, оптимально распределять ресурсы, объективно оценить результаты работы, увеличивать объемы, развиваться и в итоге достигать стратегических целей, обгоняя конкурентов.

К основным задачам и функциям бюджетирования относят:

• Планирование деятельности. Регулярное и своевременное планирование деятельности предприятия с учетом различных финансовых показателей, что помогает быстро реагировать на изменения в бизнес-среде.
  
• Распределение ресурсов. Эффективное распределение финансовых, материальных и трудовых активов для достижения стратегических целей предприятия.
• Анализ эффективности. Выявление слабых мест в работе, анализ факторов, влияющих на эффективность, исправление ошибок и разработка эффективной стратегии для перспективных и убыточных направлений.
• Планирование денежных потоков. Создание прогноза поступлений и расходов денежных средств, что позволяет обеспечить финансовую устойчивость и ликвидность.
• Своевременное выполнение обязательств. Обеспечение расчетов с контрагентами, оплата кредитов, налогов и зарплат, что способствует поддержанию хороших взаимоотношений и репутации компании.
• Оценка эффективности проектов. Выявление возможностей запуска новых проектов и анализ текущих проектов, что помогает избежать неэффективных инвестиций.

Читайте также: Автоматизация бюджетирования с помощью БИТ.ФИНАНС

Виды бюджетов

Выделяют три основные группы бюджетов: финансовый, операционный и инвестиционный, которые вместе формируют основу общего (генерального) бюджета компании.

Финансовый бюджет показывает общий поток денежных средств в компании, это основной тип бюджета, который предназначен для планирования денежного потока всей организации. Его цель — обеспечить платежеспособность компании и регулировать возможные недостатки или излишки средств. Как составляются разные виды бюджетов и какие задачи они решают, разобрали в таблице ниже.

Операционный бюджет охватывает только доходы и расходы, связанные с конкретными видами деятельности, а также косвенные налоги. Некоторые компании включают общие расходы и амортизацию. Пример операционных бюджетов: бюджет продаж, бюджет производства, бюджет закупок, бюджет на ФОТ, бюджет управленческих расходов и др.

Инвестиционный бюджет иногда считают частью финансового бюджета, но чаще его выделяют в отдельную категорию. В этом бюджете планируют расходы на развитие бизнеса, такие как запуск новой продукции, покупка оборудования или открытие филиала. Пример инвестиционных бюджетов: бюджет капитальных вложений, бюджет портфельных инвестиций и др.

Также выделяют вспомогательные и специальные виды бюджетов. Вспомогательные не связаны с основной деятельностью компании, но помогают определить затраты и поступления, связанные с внешним финансированием (например, кредитный и налоговый бюджет). Специальные (дополнительные) — это детализированные планы, которые разделяют статьи основных бюджетов (например, бюджет распределения чистой прибыли).

Кроме того, все бюджеты делятся на три типа: фиксированные, гибкие и комбинированные, в зависимости от того, можно ли их менять после утверждения.

Подходы и методы планирования бюджетов

Существует два основных подхода к организации бюджетного процесса: «сверху-вниз» и «снизу-вверх». Они определяют, кто в компании отвечает за подготовку плановых данных для бюджета.

Сверху вниз. В этом подходе топ-менеджеры составляют общие бюджеты для всей компании и передают их ниже. Руководители подразделений затем детализируют эти общие бюджеты и превращают их в операционные. Стратегические цели компании учитываются сразу, что сокращает время на согласование бюджетов с руководством. Обычно этот подход используют в крупных компаниях и холдингах.

Снизу вверх. Здесь, наоборот, бюджетирование начинается на уровне подразделений. Руководители разрабатывают детализированные операционные бюджеты для своих подразделений и отправляют их вышестоящему руководству, которое утверждает эти бюджеты и формирует сводные бюджеты для всей компании. Подходит большему количеству предприятий среднего и малого бизнеса.

Методы бюджетирования зависят данных, на которых основываются бюджеты: приростное бюджетирование и бюджетирование «с нуля».

Приростное бюджетирование. Метод, при котором новые бюджеты формируются на основе данных прошлых периодов (запланированных или фактических). Информация корректируется с учетом ожидаемых изменений, например, увеличения производства или продаж.

Бюджетирование «с нуля». В этом случае бюджеты составляются с чистого листа, без учета предыдущих данных. Цель этого метода – критически переосмыслить все показатели компании, особенно расходы, и включить в бюджет только те, что действительно необходимы.

Ключевые принципы бюджетирования

При бюджетировании, независимо от размера компании, важно соблюдать несколько основных принципов. Это поможет улучшить работу команды и сделать процесс бюджетирования более эффективным.

Основные принципы бюджетирования:

1. Единство системы. Все отделы компании должны использовать одни и те же формы и подходы при составлении бюджета. Если этого не сделать, возникнут путаница и проблемы, и будет трудно следовать остальным принципам.
2. Достоверность. Информация должна быть тщательным образом проверена на точность. Все цифры и показатели должны быть надежными и обоснованными. Это поможет избежать несоответствий между запланированными и фактическими показателями.
3. Полнота информации. Необходимо учитывать все доходы и расходы, фиксировать все платежи. Если не соблюдать этот принцип, могут возникнуть расхождения в данных, и баланс не сойдется.
4. Сбалансированность и бездефицитность. Доходы и расходы должны быть в равновесии. Этот принцип помогает избежать убытков и дефицита, что может привести к долгам или банкротству.
5. Целевой характер расходов. Бюджетные деньги должны расходоваться строго по назначению.

Кто должен заниматься бюджетированием

Система бюджетирования в компаниях охватывает все бизнес-процессы и отделы. Для ее успешной работы в компании должны быть организованы центры финансовой ответственности (ЦФО) — это подразделения или сотрудники, которые следят за доходами и расходами и отвечают перед руководством за выполнение основных показателей. Например, секретарь может отвечать за расходы на офис, а отдел маркетинга — за затраты на рекламу.

ЦФО можно создавать по разным принципам: по бизнес-единицам, направлениям деятельности, бизнес-процессам, продуктам, группам клиентов или регионам. Выбор принципа зависит от отрасли, структуры организации, размера компании и других факторов. Поэтому для каждого бизнеса подбирается свой подход.

7 шагов к организации бюджетирования на предприятии

Организацию бюджетирования на предприятии можно представить в виде нескольких последовательных этапов.

Шаг 1: Создание финансовой структуры

Изучите, как устроена ваша компания, как взаимодействуют разные отделы, ознакомьтесь с внутренней документацией, которая показывает доходы и расходы. Для эффективного планирования и контроля нужно организовать Центры финансовой ответственности (ЦФО). Обычно ЦФО соответствуют подразделениям, но иногда подразделения могут объединяться в один ЦФО, или одно подразделение может входить в несколько ЦФО.

Шаг 2: Формирование бюджетной структуры

На втором этапе мы создаем структуру бюджетов предприятия. Определите лимиты и подготовьте шаблоны для представления бюджетов по статьям затрат, сформулируйте правила формирования плановых цифр в бюджетных статьях.

Шаг 3: Разработка учетной и финансовой политики

Составьте документацию, в которой опишите порядок и правила для ведения бухгалтерского, производственного и оперативного учета, которые учитывают ограничения, установленные при составлении и контроле бюджетов (например, правила сбора данных, валюту, учет расходов и активов, амортизацию и т.д.).

Шаг 4: Подготовка регламента планирования

Продумайте процедуры и инструменты для разработки, согласования и анализа бюджетов: как работать с платежным календарем, как согласовывать и утверждать заявки, как передавать их на оплату и распределять между счетами и кассами.

Шаг 5: Создайте систему отчетов по ЦФО

Сделайте так, чтобы разные отделы имели доступ к нужной информации. Это важно, потому что каждому из них нужны свои показатели и отчеты, соответствующие их задачам.

Шаг 6: Назначьте ответственных

Определите, кто будет отвечать за составление бюджетов. Можно создать новый отдел, который будет контролировать весь процесс. Не забудьте провести тренинги для сотрудников, чтобы они могли хорошо и правильно составлять бюджеты.

Шаг 7: Автоматизируйте бюджетирование

На этом этапе мы составляем операционный и финансовый бюджеты на ближайший период, проводим сценарный анализ и вносим изменения в систему бюджетирования на основе полученных результатов. Чтобы сделать процесс бюджетирования более эффективным, внедрите автоматизированные решения. Это сократит ручную работу, снизит риск ошибок и освободит время для решения более важных задач.

Инструменты бюджетирования в БИТ.ФИНАНС

БИТ.ФИНАНС — это программа для ведения финансового и управленческого учета вашей организации. С ее помощью вы можете легко отслеживать текущие показатели в реальном времени и планировать бюджеты. Далее разберем основные возможности системы в части бюджетирования.

Бюджет доходов и расходов (БДР). У каждого бюджета есть доходная и расходная части, и их состав может быть разным для каждой компании. Для создания бюджета просто внесите статьи ожидаемых доходов и расходов в систему. Фактические данные будут автоматически добавляться, что позволит вам сравнивать реальное состояние с планом. Статьи оборотов в бюджетах могут содержать не только суммы, но и другие количественные показатели.

Бюджет движения денежных средств (БДДС). Составьте план, как будут поступать и расходоваться деньги, чтобы избежать кассовых разрывов. Разделяйте денежные потоки по проектам и следите за отклонениями от плана, чтобы вовремя вносить изменения.

Управленческий баланс. Здесь вы сможете отслеживать свои активы и обязательства, чтобы контролировать финансовое состояние компании.

В БИТ.ФИНАНС также есть возможность делить финансовые потоки по различным разрезам/аналитикам и наглядно видеть изменения финансовых показателей, оценивая прибыльность каждого проекта, направления или ЦФО.

Для создания разных вариантов исполнения бюджетов и определения сроков планирования в БИТ.ФИНАНС можно использовать инструмент «Многосценарное планирование». Например, можно сделать оптимистичный и пессимистичный прогноз, в котором учитываются разные факторы, влияющие на исполнение бюджета.

В системе можно задать свои прогнозируемые курсы валют для каждого сценария. Эти курсы будут использоваться только для планирования в этом сценарии. Таким образом, вы сможете спланировать продажи в зависимости от различных возможных ситуаций на валютном рынке в будущем.

Одним из важных инструментов в бюджете является лимитирование. Его применяют для контроля затрат: по различным статьям бюджета, конкретным центрам финансовой ответственности (ЦФО), проектам, определенным товарам и т.д.

Система автоматически контролирует соблюдение лимитов. С отчетом «Контрольные значения бюджета» можно следить за расходованием лимитов по бюджетам. В отчете видно, какие лимиты установлены, сколько денег потрачено, сколько потрачено сверх лимита и какие есть отклонения между запланированными и фактическими расходами.

Если сумма превышает бюджет, пользователь с определенными правами может позволить оплату «сверх лимита». Также есть возможность перенести средства с одной статьи бюджета на другую, если по ней остались неиспользованные деньги.

Через определенные промежутки времени (например, раз в месяц или квартал) собираются реальные данные о том, как выполняются бюджеты, и проводится план-фактный анализ. На основе этого анализа вносятся изменения в бюджеты, и принимаются меры, чтобы снизить отклонения от целей и добиться соответствия с установленными бюджетами.

Возможные проблемы при организации бюджетирования

Несмотря на то, что бюджетирование призвано повысить эффективность работы компании, у внедрения этого управленческого инструмента есть свои проблемные моменты. Разберем их в таблице.

Еще один проблемный момент состоит в том, что у менеджеров компании может не быть достаточно компетенций и практического опыта организации системы бюджетирования. В этом случае лучше довериться профессионалам. Эксперты компании «Первый БИТ» завершили более 4000 успешных проектов внедрения БИТ.ФИНАНС и готовы автоматизировать любые задачи бюджетирования под потребности вашего предприятия.

Вывод

Бюджетирование — это процесс составления, выполнения, контроля и анализа бюджетов компаний. Бюджет — это финансовый план компании, который чаще всего составляет на год с разбивкой по месяцам и кварталам.

Основная цель бюджетирования — сделать работу компании более эффективной. Бюджетирование помогает управлять финансовыми ресурсами, достигать целей, улучшать процессы и снижать риски. Хороший бюджет помогает грамотно управлять доходами, расходами и денежными потоками.

Существуют три типа бюджетов: операционные, финансовые и инвестиционные. Первые показывают детали доходов и расходов по направлениям деятельности, вторые отражают общие финансовые результаты компании, а третьи помогают планировать расходы на развитие бизнеса.

Показатели бюджета должны быть реалистичными. Завышенные ожидания снижают мотивацию сотрудников, а заниженные могут помешать развитию. При создании бюджета также важно, чтобы он соответствовал стратегии компании и помогал достигать долгосрочных целей.

В компании должны быть организованы центры финансовой ответственности (ЦФО), которые контролируют выполнение бюджета.

Существует два подхода к бюджетированию: «сверху-вниз» и «снизу-вверх», а также два метода: прогнозный и «с нуля». Подход «сверху-вниз» подходит для крупных компаний, а «снизу-вверх» — для небольших.

Основные принципы бюджетирования — это сбалансированность, бездефицитность, единство и достоверность. Чтобы их соблюдать, всем участникам нужно следовать определенным правилам и использовать единый подход к составлению бюджета.

Бюджетирование — это сложный процесс, и для его упрощения в крупных организациях часто применяют специализированные программы для управления финансами, такие как БИТ.ФИНАНС.