1С:Управление автотранспортом (1С УАТ): описание подсистем и возможностей

Основные возможности 1С:Управление автотранспортом "Стандарт"

Программный продукт «1С:Управление автотранспортом Стандарт» предназначен для автоматизации управленческого и оперативного учета в автотранспортных организациях, а также в автотранспортных подразделениях торговых, производственных и прочих предприятиях, использующих автотранспорт для собственных нужд.

Диспетчерская подсистема (управления заказами и диспетчеризации)

Прием заказов на автомобильный транспорт

Обычно в заказе указывается маршрут транспортировки, особенности перевозимого груза, а также требования, предъявляемые к автомобилю. Допустимо отслеживание заказов, выполненных частично. Заказ может быть принят от сторонних контрагентов и внутренних подразделений предприятия.

Выписка разнарядки на выпуск транспортного средства

Выписка делается с соблюдением графиков работы водителей и разных режимов работы транспортного средства. Программа проверяет в автоматическом режиме, пригоден ли автомобиль для выполнения конкретного рейса. Причем во время проверки учитываются следующие показатели: нахождение или ненахождение в ремонте, предусмотрено или не предусмотрено техническое обслуживание на конкретные даты. Дополнительно необходимо проверить отсутствие документации с истекшим сроком годности (страховой полис и так далее).

Эти разнарядки используются во время пакетной выписки путевых листов.

Создание маршрутных листов

Создание и обработка путевых листов следующих категорий:

• путевые листы индивидуальных предпринимателей;
• легкового транспортного средства (форма №3);
• автобуса необщего пользования (форма №6 спец.);
• машины строительного назначения (ЭСМ2);
• междугороднего транспортного средства (форма №4-М);
• специального транспортного средства (форма №3 спец.);
• грузового транспортного средства сдельный (форма №4-С);
• грузового авто (форма №4-П).

При этом путевые листы выписываются как вручную, так и в автоматическом режиме. Для крупных компаний и предприятий подходит пакетная выписка, поскольку с ее помощью можно быстро формировать и печатать путевые листы при минимальном участии диспетчера.

Во время создания путевого листа переносятся остатки топлива и показания спидометров транспортных средств. После обработки путевого листа при помощи программного продукта рассчитываются параметры выработки: время в наряде, простое, работе, количество поездок, масса транспортируемого груза, пробег с грузом и без него. Данные параметры выработки настраиваются пользователями через справочник. Причем для водителей в путевых листах предусмотрено начисление заработной платы только по итогам выполненной работы.

Далее на основании рассмотренных выше путевых листов в программе формируются аналитические отчеты:

1. Диаграмма состояния транспортного средства.
2. Ведомость технико-эксплуатационных показателей.
3. Карточка работы.
4. Журнал путевых листов.
5. Отчет по простоям.
6. Подробный отчет по наработке оснащения.
7. Подробный отчет по пробегу.
8. Отчет по выработке автомобиля.

Рассматриваемый программный продукт предназначен для отслеживания таких состояний транспортных средств:

1. Машина была отправлена на ремонт.
2. Транспортное средство находится в рейсе.
3. Машина запланирована в рейс.

Во время оформления такой документации как разнарядка на выпуск транспортного средства, ремонтный и путевой лист меняется и состояние авто в автоматическом режиме. Благодаря документации "Диспозиция ТС" пользователь может фиксировать состояние и местонахождение машины. Детальные сведения о состоянии автомобиля находятся в отчете, приложенном ниже.

Подсистема ПТО

1. Ведение справочника.
2. Ведение учета выработки автомобиля.
3. Ведение контроля сроков замены аккумуляторов и шин.
4. Учет автомобильных аварий.
5. Контроль сроков действия различной документации, в том числе и страховых полисов ОСАГО, медицинских справок, а также водительских прав.

Данный учет обычно ведется в справочниках "Оборудование ТС", "Модели ТС" и так далее.

1. Закрепленный экипаж.
2. Установленные аккумуляторы, шины, аптечки, рации и все остальное оснащение.
3. Документы, которые были выданы (полис ОСАГО, сертификаты и так далее).
4. Нормы прохождения планового технического обслуживания.
5. Разновидность топлива и нормы расхода горюче-смазочных материалов.
6. Тип мотора и его мощность.
7. Количество колес и осей.
8. Грузоподъемность и собственный вес.
9. Габаритные размеры.
10. Номер двигателя, кузова, шасси, VIN, а также цвет.
11. Номер: государственный и гаражный.

В подсистеме предусмотрена возможность проведения быстрого отбора транспортных средств по колоннам, организациям и моделям. Это делается благодаря удобной форме списка автомобилей специальными пиктограммами. Происходит отбор транспортных средств с приближающимся сроком технического обслуживания и окончанием срока действия таких документов как полисы ОСАГО, сертификаты и прочее. В карточке транспортного средства можно ознакомиться с подробной информацией об его технических характеристиках.

Нужно обратить внимание, что на закладках карточки транспортного средства можно вести учет таких сведений:

1. Сроки действия документации на транспортное средство.
2. Водители, которые закреплены за каждым транспортным средством.
3. Оборудование и прицепы.
4. Шины, аккумуляторы, аптечки и прочая дополнительная комплектация.
5. Пластиковые карты и так далее.

Именно на основании путевых листов выполняется учет выработки машин и оборудования. Во время обработки путевых листов при помощи программы рассчитываются заданные параметры выработки (грузооборот, общий пробег, наработка в моточасах и так далее). После этого данные параметры используются для формирования разных аналитических отчетов и контролирования прохождения планового технического обслуживания.

Причем нормы прохождения технического обслуживания обычно задаются в справочнике "Модели транспортных средств". При помощи программного продукта можно настраивать нормы технического обслуживания в зависимости от объема выработки и календарных сроков. В качестве параметра выработки берется любой произвольный параметр (количество выполненных операций, пробег и так далее).

Благодаря функциональным возможностям программного продукта можно контролировать срок действия различных документов, которые были выданы водителям и автомобилям (речь идет не только о медицинских справках, сертификатах, но и о страховых полисах ОСАГО). Все виды документации обязательно настраиваются через специальный справочник (причем их количество неограниченно). Срок действия того или иного документа можно посмотреть в отчете. Водители и машины в справочниках выделяются специальной пиктограммой.

Что касается учета шин, аптечек, аккумуляторов, раций и другого дополнительного оснащения, то он ведется в разрезе каждого транспортного средства. А вот учет шин также ведется и в разрезе мест установки. Программный продукт фиксирует место и дату установки, а также замены каждой шины. Во время обработки путевых листов автоматически учитывается пробег по каждой шине, которая была закреплена за транспортным средством. Благодаря отчетам по контролю срока износа шин можно быстро принимать решения о необходимости их замены.

Следует заметить, что кроме всего прочего в программе также ведется учет ДТП (дорожно-транспортных происшествий). В соответствующих документах указываются сведения об автомобиле и водителе, который стал участником ДТП. Дополнительно может быть указан перечень сторонних участников ДТП, а также сведения экспертизы ущерба и страховой компании.

Благодаря аналитическим отчетам возможно:

1. Провести анализ причин аварийности.
2. Провести анализ частоты участия в ДТП водителей.
3. Соотнести расходы на ремонт по восстановлению автомобиля с объемами выплат страховых компаний.

Подсистема учета ГСМ

Здесь ведется настройка норм расхода горюче-смазочных материалов, учета поступлений, выдачи и расхода горюче-смазочных материалов. Поступление и выдача ГСМ отражается в документации "Поступление товаров" и "Заправка ГСМ". В путевых листах ведется расчет расхода топлива. Есть и другие специальные документы, предусмотренные на случай слива ГСМ, если был выполнен возврат топлива с транспортного средства обратно на склад.

Разновидности оформления заправок:

1. От поставщика.
2. По талонам.
3. По пластиковой карточке.
4. За наличные средства.
5. Со склада.

Что касается заправок по пластиковым карточкам, то в программном продукте предусмотрены вспомогательные возможности ведения учета. Они следующие: загрузка сведений из отчетов с детализациями заправок и автоматическое сравнение с данными, которые были введены на основании квитанций водителей. Причем в поставку программы была включена обработка для загрузки сведений по заправкам следующих процессинговых центров:

1. Газпромнефть.
2. ТНК-Магистраль.
3. Сибнефть.
4. Автокард.
5. Лукойл-Интеркард.

Предусмотрена обработка "Универсальная загрузка данных ПЦ", которая предназначена для других процессинговых центров, не представленных в вышеуказанном перечне. Это обусловлено тем, что они также предоставляют отчеты по заправкам в электронном виде открытого формата (Excel, txt, DBF и так далее). С помощью "Универсальной загрузки данных ПЦ" реализована загрузка этих сведений в программу. Далее происходит сверка с отчетами водителей.

Для выполнения инвентаризации остатков топлива в баках автомобилей предусмотрен документ "Инвентаризация ГСМ в ТС".

При обработке в путевом листе осуществляется расчет расхода топлива. Причем его нормативный расход рассчитывается согласно нормам расхода, настраиваемым в справочнике "Модели транспортных средств". Алгоритмы расчета в программе реализованы в соответствии с приказом Минтранса. Благодаря им можно рассчитывать следующие виды расхода горючего:

1. Расход топлива на простой с включенным двигателем.
2. Расход на пробег при выполнении специализированной работы.
3. Расход топлива, который происходит во время запуска двигателя.
4. Расход топлива на различные дополнительные операции.
5. Расход топлива на работу специализированного оборудования.
6. Расход горючего на работу отопительной системы.
7. Расход горючего на транспортную работу и изменение собственного веса.
8. Линейный расход на пробег.

Дополнительно в программе предусмотрена возможность ведения учета сезонных надбавок на расход топлива и надбавок на работу в непростых условиях.

Кроме того, в программе ведется учет остатков технических жидкостей на транспортные средства. Это отображение можно отыскать в отчете "Остатки ГСМ на автомобили". При этом результирующие данные по движению горюче-смазочных материалов и ТЖ можно отыскать в таких отчетах:

1. Обороты технических жидкостей.
2. Остатки горюче-смазочных материалов на ТСЖ.
3. Ведомость сравнения заправок по пластиковым карточкам.
4. Ведомость выдачи талонов.
5. Ведомость сравнения расхода ГСМ.
6. Заправка ГСМ.
7. Ведомость поступления и расхода горюче-смазочных материалов.
8. Ведомость движения ГСМ.

Подсистема учета ремонтов и сервисного техобслуживания

В ней ведется учет:

• заказов на ремонт и обслуживание автомобилей;
• планового технического обслуживания;
• выполненных ремонтных работ;
• замены аккумуляторов, шин и прочей дополнительной комплектации.

Нужно обратить внимание, что в подсистеме ведется учет ремонтных работ, проведенных на собственной ремонтной базе или в сторонних сервисных центрах.

Заказы на проведение ремонта регистрируются таким документом как "Предварительный заказ на ремонт". В нем указывается транспортное средство, причина обращения в сервисный центр, список неполадок и деталей. Если ремонтные работы проводятся в стороннем сервисном центре, то предзаказ может быть распечатан в таком виде.

Ремонтными листами называются документы, которые регистрируют проведенный ремонт, техобслуживание, замену аккумуляторов и шин. Эти документы составляются на основании предзаказов. Что касается документа под названием "Ремонтный лист", то он выполняет списание частей со склада предприятия, если ремонтные работы проводятся в собственном сервисном центре. Если же ремонт выполняется мастерами стороннего сервисного центра, то в документе обязательно фиксируется конечная цена проведенных работ. А вот если для выполнения ремонтных работ были привлечены водители, то время, выделенное на работы, указывается в табеле учета рабочего времени шоферов.

В отчетах прописывается статистика всех выполненных ремонтных работ.

Подсистема складского учета

Здесь можно провести следующие складские операции:

1. Проведение инвентаризаций.
2. Списание.
3. Внутреннее перемещение между разными складами.
4. Поступление материалов и товаров на склад.

Нужно помнить, что комплектация должна учитываться отдельно в разрезе каждого транспортного средства. Именно поэтому в складской учет входит учет аккумуляторов, шин, аптечек и прочего. Для аккумуляторов и шин ведется детальный учет технической информации.

В программном продукте есть и возможности группового оприходования аккумуляторов и шин, что дает возможность существенно минимизировать время при вводе документов.

Подсистема взаиморасчетов (учета транспортных услуг, которые были оказаны)

Учет тарифов и прейскурантов

Благодаря структуре справочника тарифов можно выполнять настройку разных областей действия прейскурантов:

1. Для моделей машин.
2. Для маршрутов.
3. Для контрагентов, их договоров.

Тарифы могут быть заведены абсолютно на любой параметр выработки. В программном продукте можно выполнять настройку зависимости величины тарифа от объема работы и устанавливать тарифы.

Особенности расчета стоимости транспортных услуг

Во время обработки путевых листов в товарно-транспортной документации (аналоги талонов заказчиков, товарно-транспортные накладные) ведется расчет стоимости услуг.

Формирование счетов, реестров, актов за оказанные услуги

Они должны быть сформированы на основании этой документации за произвольный временной период с разной степенью детализации. Причем формирование осуществляется в разрезе каждого заказчика. Дополнительно может быть сформирован перечень транспортных услуг как дополнение к актам и счетам.

Подсистема учета работы водителей

Учет выработки и рабочего времени водителей

Во время обработки ремонтных и путевых листов проводится расчет рабочего времени шоферов. Предусмотрена возможность вводить разные отклонения в использовании шоферами рабочего времени. Благодаря этим сведениям создается табель учета рабочих часов - форма Т-13.

Начисление средств по путевым листам

Способы расчета заработной платы водителям:

• доплатой за ночные часы работы;
• фиксированной суммой;
• процентом от других начислений;
• процентом от выручки;
• по сдельным тарифам от выработки.

Подсистема учета затрат

Она нужна для ведения учета прямых расходов. Благодаря ей проводится распределение косвенных затрат между транспортными средствами.

Причем прямые траты определяются благодаря ремонтным и путевым листам.

Косвенные расходы делятся между транспортными средствами по следующим общепринятым алгоритмам:

1. В равных значениях между всеми машинами.
2. Пропорционально выработки машины.
3. Пропорционально балансовой стоимости авто.

Предусмотрена возможность вывода отчетов по затратам в разных разрезах аналитики. К примеру, по транспортным средствам.

Или по заказчикам.

Сравнительная характеристика версий программы 1С УАТ

Возможности дополнительных подсистем 1С:Управление автотранспортом

1. Подсистема ДДС. Ее возможности: движения финансов.
2. Подсистема планирования. Возможности: разработка планов работы транспортных средств и последующего план-факторного анализа.
3. Подсистема бюджетирования. Главные возможности: планирование денежных средств и финансового состояния по периодам, формирование мастер-бюджета предприятия, анализ отклонений плановых и фактических сведений и так далее.
4. Подсистема спутникового мониторинга ТС. Основные возможности: загрузка сведений из промежуточных файлов произвольного открытого формата при помощи настраиваемой обработки.