Описание проекта
Компания «Петрокоммерц Казахстан» ежедневно работает с большим количеством клиентов на рынке нефтепродуктов, предлагая индивидуальные условия и скидки по своей продукции. До проекта основные бизнес-процессы компании по продажам велись в 1С:Бухгалтерия для Казахстана. Однако процедура согласования скидок оставалась полностью ручной: менеджеры отправляли запросы на скидки по электронной почте, в мессенджерах или устно, а расчёты и фиксация информации велись без централизованного инструмента. Такой подход мог привести к ряду проблем, например к:
- Затягиванию сроков рассмотрения заявок;
- Сложности с контролем статусов каждого этапа согласования;
- Росту рисков ошибок и потери потенциальных сделок;
- Риску снижения уровня удовлетворенности клиентов.
Для устранения этих проблем и повышения эффективности работы сотрудников руководство компании приняло решение автоматизировать процесс согласования скидок. Партнером по проекту стала компания «Первый Бит» (г. Алматы), имеющая обширный опыт внедрения корпоративных IT-решений.
В качестве системы для автоматизации была выбрана платформа Битрикс24 благодаря ее универсальности, развитой логике бизнес-процессов и готовым инструментам интеграции с 1С.
Ключевые этапы проекта:
- Специалистами IT-Интегратора был разработан специальный интуитивно-понятный интерфейс в Битрикс24 с доступом к каталогу товаров из 1С для возможности выбирать нужные товары прямо внутри платформы и сразу же оформлять заявки на предоставление скидок.
- Настроены права доступа для сотрудников, чтобы каждый участник видел и выполнял только свой участок работы.
- Созданы и настроены автоматические маршруты согласований: размером скидки определяется, сколько сотрудников участвуют в проверке заявки.
- Установлены автоматические уведомления, сообщающие пользователям о статусе заявки и возникающих изменениях.
- Организован встроенный чат внутри смарт-процесса для оперативного обсуждения нюансов заявки всеми участниками процесса.
Алгоритм работы системы сейчас:
- Выбор товара и назначение скидки: менеджер формирует заявку на скидку в кастомном интерфейсе Битрикс24, выбирая товар из каталога 1С и устанавливая требуемый процент скидки.
- Генерация смарт-процессов: если назначена скидка, система автоматически запускает соответствующую процедуру согласования, учитывая пороговые значения процента скидки.
- Согласование заявок: каждая заявка проходит определённый путь согласно утвержденному маршруту, зависящий от величины скидки: размер скидки до 15% - согласование одним ответственным лицом; размер скидки свыше 15% - согласование тремя ответственными лицами.
Также в смарт-процессах имеется внутренний чат, в котором сотрудники имеют возможность согласовывать детали.
- Обновление стоимости в сделке: после завершения процедуры цены в сделке автоматически обновляются и формируется финальный документ служебной заявки по скидкам.
- Завершение процесса согласования скидок и переход к сделке: после получения согласования по всем позициям, сделка переходит на стадию «Обсуждение условий». Менеджеры продолжают вести переговоры с клиентами.
Таким образом, после внедрения автоматизированного процесса согласования скидок в «Петрокоммерц Казахстан» компания ощутила значительное повышение эффективности работы. Теперь менеджеры получают быструю обратную связь по каждому запросу. Упростилось взаимодействие между отделами: все участники процесса — менеджеры, руководители и бухгалтерия — работают в единой системе, видят статусы заявок в режиме реального времени и сразу вовлекаются в обсуждение возникающих вопросов благодаря встроенному чату.
Также исключены дублирование информации и потеря важных данных, процесс стал более управляемым и прозрачным. За счет автоматизации снизилось количество рутинных операций и ошибок, связанных с человеческим фактором. Это напрямую повлияло на скорость и качество обслуживания клиентов.
На текущий момент компания «Петрокоммерц Казахстан» находится на сопровождении у партнера «Первый Бит» и рассматривает возможность дальнейшей автоматизации других важных бизнес-процессов.
Мы полностью удовлетворены результатами совместной работы и рекомендуем компанию «Первый Бит» как надежного и компетентного партнера в области автоматизации бизнес-процессов
Директор по развитию бизнеса и технологий
