Описание проекта
До начала работы над проектом организация вручную вела учет и отслеживала сроки прохождения обучений работников в области охраны труда, промышленной безопасности и периодических медицинских осмотров в программе стороннего вендора.
Акты результатов проведенных проверок и прочая документация по проверкам формировалась вручную. Отсутствовало единое место сбора данных по Опасным производственным объектам. Ежегодные сведения о производственном контроле на ОПО для Ростехнадзора формировались специалистами вручную. Для ведения аналитики и формирования отчетов о проверках приходилось поднимать бумажные документы с результатами инспекций, обзванивать ответственных и работать с бумагами.
Бумажная документация замедляла и затрудняла процессы ведения медосмотров, обучений и проведения проверок в рамках производственного контроля, приводя к значительным трудозатратам со стороны ответственных за охрану труда и промышленную безопасность.
Кроме того, из-за ежегодного совершенствования законодательных норм в области ОТ и ПБ, которые регламентируют многие аспекты деятельности компании, долгосрочная перспектива обеспечения различных контуров безопасности с использованием бумажной документации становилась нецелесообразной для столь крупного предприятия.
В связи с этим появилась необходимость развития единой информационной системы и формировании комфортной управленческой среды с целью снижения трудозатрат и оптимизации процесса.
Реализовать проект было решено на основе 1С-совместимого ПО «Охрана Труда» версии КОРП.
В комплексе проект по автоматизации затрагивал следующие блоки:
- планирование, проведение и контроль обучений в области ОТ и ПБ с использованием функционала бронирования места в учебном классе;
- планирование, проведение и контроль медицинских осмотров с возможностью согласования и утверждения Списка лиц (Перечня контингента) на медицинский осмотр и психиатрическое освидетельствование.
- ведение учета опасных производственных объектов и формирование отчетности по промышленной безопасности для Ростехнадзора;
- проведение проверок с фиксацией выявленных нарушений, при котором есть возможность оценить и классифицировать типы риска нарушений, а также назначить ответственного за устранение нарушения сотрудника.
- проведение поведенческих аудитов и формирование аналитики по результатам;
В ходе реализации программный продукт удалось подстроить под уникальные методики, привычные для специалистов Учалинского ГОКа. При этом не нарушена работоспособность связанных функций. Это позволяет своевременно обновлять систему по мере появления новых релизов от вендора и одновременно выстроить бизнес-процесс согласно пожеланиям заказчика.
Проведение проверок в рамках производственного контроля
Блок проверок на производстве был адаптирован специалистами компании «Первый Бит» под нужды заказчика. Были определены виды проверок и ступени контроля, а также появилась возможность ежемесячного планирования целевых и комплексных проверок в системе с получения итогового плана-графика проведения проверок.
«Оперативные» проверки ответственные проводят без планирования и фиксируют в системе только ее результаты. «Комплексные» и «Целевые» проверки планируются комиссионно: в системе создается акт проверки, фиксируются требования и нарушения. По итогам назначается срок и ответственное за устранение нарушений лицо. Уведомление о назначении приходит ответственному на почту.
По итогам инспекции ответственный за устранения указывает причину нарушения, готовит план действий по устранению нарушения. Если нарушение имеет высокую степень важности и опасности, то причину и план действий требуется согласовать с тем лицом, кто выявил данное нарушение. Также предусмотрена возможность переноса срока устранения и изменение ответственного лица по согласованию.
Данные о проведенных проверках сохраняются в системе. С помощью встроенных блоков аналитики специалист по охране труда и промышленной безопасности может составить общую прозрачную картину для контроля обнаруженных и устраненных нарушений.
Аналогичный механизм реализован в рамках внешних проверок. На производство приходит готовый акт о проверке, специалисты по охране труда и промышленной безопасности вносят его в систему и назначают ответственных, которые фиксируют в акте результаты внешних аудитов и приводят перечень принятых мер.
Поведенческие аудиты
В рамках адаптации ПО под бизнес-процесс, доработана возможность ведения поведенческих аудитов. Функционал реализован с помощью интерактивного чек-листа. В нем специалист по охране труда и руководители структурных подразделений отмечают результаты проведения аудита и указывают на отклонения от норм. Работа с текстовой формой предусмотрена только на этапе формирования отчета – специалист добавляет комментарий, в котором фиксирует принятые меры по устранению нарушений.
Все отметки из чек-листа отражаются в итоговом отчете и общей статистике по предприятию, которую руководитель может отслеживать с помощью инструментов аналитики, реализованных в информационной системе «Охрана труда».
Организация проведения медосмотров
Был доработан блок направлений на медосмотр. Для руководителей подразделений Реализована возможность предварительного составления и утверждения списка лиц на медосмотр. Составленные списки отправляются на согласование в службу охраны труда.
Блок управления медосмотрами интегрирован с «1С:Зарплата и управление персоналом» версии КОРП, где оформляются предварительные медосмотры. Результаты проведенных медосмотров автоматически попадают в программу «Охрана труда».
Планирование последующих периодических медосмотров происходит автоматически в новой информационной системе. Благодаря этому специалистам службы охраны труда легче отслеживать порядок и периодичность прохождения плановых осмотров. При проведении медосмотров, ответственные специалисты получили возможность вводить результаты в систему самостоятельно.
Проведение и планирование обучений
Процесс планирования обучений был автоматизирован. Ранее сотрудники проходили курсы с помощью стороннего сервиса, предоставляющего образовательные программы по охране труда.
В ходе автоматизации на предприятии сформировали собственный справочник видов обучения и программ в области ОТ и ПБ. Обучения проводятся в оборудованном учебном классе. Руководители подразделений получили возможность планировать обучения и бронировать места в классе для отдельных сотрудников.
Таким образом, за каждым местом закрепляется конкретный работник. Программа позволяет отслеживать посещаемость, ставить отметки о явке и сохранять в системе информацию о пройденных программах. По итогу освоения сотрудником полной программы обучения, на основе данных о явках и результатов проверки знаний, автоматически формируется протокол для передачи данных на портал Минтруда.
В ходе автоматизации удалось гибко подстроить решение под бизнес-процесс производства и повысить скорость работы службы по охране труда посредствам ухода от ведения бумажной документации в пользу консолидации данных и формирования удобного блока аналитики.