Описание проекта
Компания «Хайер Мидл Эйджа» импортирует бытовую технику в Казахстан. Сотрудники работают с большим объемом операций через маркетплейсы. Бухгалтеры вносили платежные поручения и ордера из системы Kaspi Pay вручную, ручной ввод данных занимал много времени. Это увеличивало нагрузку и повышало риск ошибок.
Отдельной задачей было формирование отчета 1ТС — отчета о взаимной торговле товарами с государствами-членами ЕАЭС в 1С:Бухгалтерия для Казахстана. Он обязателен для сдачи в Бюро национальной статистики Агентства по стратегическому планированию и реформам Республики Казахстан. Так как данного отчета нет в типовом функционале, сбор и подготовка отчета из данных в 1С вручную занимало значительные ресурсы и создавало дополнительную нагрузку.Компания обратилась в Первый Бит, чтобы оптимизировать процессы и снизить нагрузку.
Этап 1. Загрузка платежных документов из Kaspi Pay в 1С
Специалисты Первого Бита внедрили автоматическую загрузку данных из файлов Excel Kaspi Pay в 1С:Бухгалтерия для Казахстана. В 1С автоматически создаются платежные поручения и ордера на основании загруженных данных. В конфигурацию «1С:Бухгалтерия для Казахстана» добавлена специальная обработка для корректной загрузки. Права пользователей были настроены так, чтобы работа с новой обработкой была безопасной. Благодаря обработке время на ввод данных сократилось. Не нужно копировать данные вручную из Excel, риск ошибок снизился. Бухгалтер теперь обрабатывает больше операций без дополнительной нагрузки.
Этап 2. Настройка отчета 1ТС в 1С
На втором этапе специалисты настроили внешний отчет 1ТС. Он сделан в виде отдельной обработки, поэтому стандартная конфигурация 1С:Бухгалтерия для Казахстана осталась без изменений.
Отчет выполняет несколько функций:
- Автоматически заполняет реквизиты — вес товаров, коды территории и особенности перемещения. Благодаря автоматическому заполнению бухгалтеру не приходится вводить данные вручную, что снижает вероятность ошибок.
- Добавляет нужные сведения в договора, заявления о ввозе и реализации. За счёт этого бухгалтер получает уже готовые документы с полным набором реквизитов и не тратит время на проверки.
- Формирует отчетный период на основе дат заявлений и реализаций. Тем самым бухгалтеру не нужно самостоятельно сопоставлять даты — отчет формируется сразу корректно.
- Позволяет предварительно загрузить отчет в кабинет stat.gov и проверить корректность данных. В результате бухгалтер может выявить и исправить неточности до отправки, избегая возврата отчета.
- Исключает возможность создания дополнительных свойств вручную — они не будут отражаться в отчете. Таким образом бухгалтер работает только со стандартизированными данными, которые точно принимаются Бюро национальной статистики.
- Учитывает случаи, когда один контрагент может быть одновременно импортером и экспортером. В таких ситуациях корректировки вносятся вручную. Благодаря этому бухгалтер имеет возможность гибко отразить реальные операции компании и внести нужные уточнения.
Отдельные поля бухгалтер заполняет сам. Это касается контактных данных, географии, страны покупателя или отправителя. Именно поэтому бухгалтер контролирует важные реквизиты вручную, чтобы отчет содержал актуальные сведения.
Отчет 1ТС теперь формируется автоматически в 1С:Бухгалтерия для Казахстана. Его можно проверить заранее в stat.gov. Ошибки выявляются сразу. Нагрузка на бухгалтеров при подготовке обязательной отчетности снизилась. Исключены штрафы за неверные данные.
