Описание проекта
Компания АО "Голд продукт" сотрудничала с компанией "Первый Бит" в Алматы для обслуживания систем 1С. В ходе взаимодействия специалисты "Первого Бита" выявили несколько узких мест в бухгалтерских процессах компании.
Сотрудники тратили значительное количество времени на рутинные ручные операции, такие как обработка заказов, преобразование их в накладные, печать документов, а также продажа и реализация товарно-материальных ценностей. В среднем на обработку одного заказа уходило от 20 до 30 минут. Принимая во внимание объем заказов около 500 в месяц — это приводило к потере сотен рабочих часов.
Кроме того, загрузка сотрудников монотонными задачами снижала их общую эффективность и увеличивала вероятность ошибок. Каждая ошибка в документации или задержка в обработке заказа может негативно сказаться на удовлетворенности клиентов.
Поэтому, учитывая эти риски и проблемы, было принято решение автоматизировать рутинные процессы. Это позволило бы освободить время команды для более важных задач, повысить общую производительность и улучшить качество обслуживания клиентов.
Для автоматизации бухгалтерских процессов в "Голд продукт" был выбран продукт PIX RPA, так как он обеспечивал отличную интеграцию с существующей системой 1С, сайтом проверки лицензий контрагентов и предоставлял необходимую техническую поддержку. Внедрение роботизации сопровождалось несколькими ключевыми этапами:
- Анализ существующих процессов и определение узких мест.
- Проектирование, разработка и тестирование RPA-роботов для автоматизации рутинных операций.
- Обучение сотрудников для эффективного использования новых инструментов с последующим сопровождением запуска.
На этапе разработки были определены требования к доступам и инфраструктуре, включающие настройку прав для рабочих станций и учетных записей, необходимых для работы роботов.
В ходе проекта IT-специалистами компании "Первый Бит" были внедрены следующие функции роботов на базе PIX RPA:
Проведение заказа и перемещение между складами:
- Обработка заказов по счетам, извлекая данные и фильтруя заявки по заданным параметрам, запуск автоматизированных задачи.
- Проверка и завершение заказов с фиксацией номеров завершенных операций.
- Инициация повторной обработки необработанных заказов. При необходимости робот изменяет даты отгрузки, проверяет лицензии и перемещает товары между складами. Если перемещение не удалось и товар отсутствует в наличии или количество не соответствует данным в счете, робот изменяет количество или удаляет товар из счета.
- Автоматическая инициация печати накладных и счетов-фактур.
- Завершение процесса с формированием отчетов и уведомлений сотрудников о завершении процессов и возможных проблемах.
Продажа и реализация услуг:
- Обработка поступивших заказов
- Реализация ТМЦ путем фильтрации данных по определённым критериям для реализации.
- Обработка алкогольной продукции путем извлечения и проверки данных о товарах, заполнения пустых ячеек, обеспечения корректности перед отправкой.
- Генерация и отправка СНТ. В случае ошибок возврат процесса на предыдущий этап и попытки их устранить.
- Печать документов: робот дожидается подписания СНТ и печатает его с QR.
- Завершение обработки заказа с фиксацией ФИО водителей за день.
ЭСФ:
- Сбор данных о продажах за предыдущие дни, для подготовки необходимых документов.
- Формирование сопроводительных накладных для товаров с состоянием "Принят" или "Подтвержден" за последние два дня.
- Генерация ЭСФ и счет-фактуры на основе накладных.
- Проверка успешного создания ЭСФ.
- Отправка ЭСФ через ИС ЭСФ получателю:
- Успех: Завершение процесса.
- Неудача: Фиксация причины в отчете.
- Завершение обработки заявки, включая записи о результатах.
Печать документов:
После проведения и отправки всех заявок за обрабатываемый день робот автоматически инициирует процесс печати в установленное время. Он проходит по тем же заявкам и распечатывает документы согласно заданным параметрам и указанному количеству:
- Доверенность
- Накладная на реализацию с QR
- Расходная накладная
- Реестр водителей по каждому из экспедиторов в заявках.
Каждый робот был настроен на ежедневный автоматический запуск в установленное время и авторизацию в системе 1С. Для обеспечения этих операций был реализован "Менеджер роботов", который взаимодействует с планировщиком задач Windows, гарантируя бесперебойную работу RPA-решений.
Таким образом, благодаря внедрению PIX RPA роботами выполняются основные операции по бухгалтерским процессам, позволяя ответственному сотруднику сосредоточиться на минимуме функций, таких как наполнение каталога для обработки роботами и мониторит уведомлений о ходе процессов. При этом за человеком сохраняется оценка отчетов и принятие финальных решений.
