Как автоматизировать бизнес-процессы компании

Автоматизация бизнес-процессов предполагает возможность освободить ресурсы, своевременно реагировать на изменения рынка, быстро принимать решения и планировать дальнейшие действия. Этот момент важен для любой компании, которая планирует расти и развиваться в условиях современной жесткой конкуренции и режиме постоянной многозадачности. Без автоматизации сложно достичь успеха и значительных результатов.

Первые признаки того, что компании необходима автоматизация, обычно хорошо заметны на операционном уровне: растёт объём ручной работы, сотрудники тратят время на поиск информации и «ручной» контроль задач, руководству сложно получить актуальные данные по проектам и финансам. При росте бизнеса такие проблемы только усиливаются и превращаются в системные потери времени и денег.

Грамотно выстроенная автоматизация не сводится к установке одной программы. Это комплексная работа с бизнес-процессами: от их описания и оптимизации до выбора подходящих IT-инструментов (ERP, CRM, BPM-системы, BI‑аналитика, low-code‑платформы, RPA и др.) и постепенного внедрения изменений.

Что такое — автоматизация

Зачастую директора компаний прилагают серьезные усилия для продвижения к достижению цели и повышению эффективности коллективной работы сотрудников. Они понимают, как много зависит от четкого и слаженного выполнения функций каждого работника в масштабах всего предприятия.

Попытки одного подразделения компании выполнить свою часть задания без взаимодействия с другими отделами влечет за собой больше вреда, чем пользы. Работники, которые нацелены справиться с поставленной задачей, не задумываясь над решением вопроса или достижением общей цели, — в результате получают несколько разрозненных, некачественно выполненных частей одного целого.

Когда бизнес-процессы автоматизированы, они дают работникам возможность визуализировать собственную роль в создании конечного продукта. Этот момент дает положительную динамику, поскольку сотрудники видят, что получится в результате при их общем действии.

 Автоматизация может применяться в любой области деятельности компании. Для оптимизации необходимо сформировать качественную основу:

• установить, какая информация и материалы нужны для выполнения полного цикла производства единицы продукции, а также обеспечить их наличие;
• сформировать выверенный алгоритм без лишних составляющих, по которому все время будет действовать программа или сотрудник;
• спланировать результат, для достижения которого расходуется время и прикладываются усилия.

BPM (Business Process Management, управление бизнес-процессами) — это подход к развитию компании, в основе которого лежит системное описание, анализ и постоянное улучшение процессов. Задача BPM — не просто внедрить программное обеспечение, а выстроить прозрачную и управляемую «процессную» модель работы бизнеса.

BPM-подход позволяет:

• описать ключевые процессы компании и наглядно показать, что происходит «внутри» бизнеса;
• выявить узкие места: задержки, дублирование функций, избыточные согласования, ручные операции, которые можно автоматизировать;
• спроектировать целевую модель процессов и подобрать инструменты автоматизации под конкретные задачи;
• регулярно измерять эффективность процессов по показателям (сроки, стоимость, качество) и совершенствовать их.

Автоматизация бизнес-процессов предприятия дает возможность компании быть более гибкой и оперативно подстраиваться под изменения окружающей бизнес-среды. С ее помощью выявляются слабые или уязвимые места отделов компании и подбираются способы их усиления.

Одним из способов является частичный или полный перевод повторяющихся циклов и задач под контроль специального оборудования или программ. В итоге высвобождается время работников и финансы, повышается производительность труда и эффективность.

История развития автоматизации

Впервые термин автоматизации стал использоваться инженерами-механиками в 20-х годах прошлого века. Вначале он применялся только в отношении этапов производства, на данный момент он переосмыслен и задействован гораздо шире.

В 80-х годах прошлого века был разработан несколько иной подход к теории, подкрепленный экономическими расчетами и компьютерными технологиями. В это время появились копировальные и печатные машинки, а позже — компьютеры. Еще сильнее рывок был сделан при развитии интернета. На данный момент их используют с целью разработки оригинальных подходов к автоматизации бизнес-процессов, а также постановки новых задач и их решений.

В существующей в настоящий момент бизнес-среде автоматизация активно развивается, а потому для нее находят необычные сферы применения. Благодаря этому имеется возможность достигнуть оптимизации во многих отделах компании, что возможно из-за разделения на отдельные этапы для выполнения и внедрения разработок.

Основные направления развития автоматизации

Развитие автоматизации производится в двух одинаково важных сферах деятельности:

• производственные бизнес-процессы. В зависимости от деятельности организации это может быть реализация, общение с покупателями, производство товаров. Развитие сводится к непосредственному повышению показателя — увеличению объемов и качества, а также доходности компании в целом;
• поддерживающие бизнес-процессы. К ним относятся сдача отчетности ведение делопроизводства, бухучет и др. Направление не имеет прямого влияния на увеличение прибыли, однако через внедрение автоматизации возможно сокращение расходов времени и средств на выполнение однообразной рутинной работы.

Цель и задачи автоматизации бизнес-процессов

Цель — автоматизировать все участки, которые медленно или плохо работают, убрать нестыковки и элементы, которые тормозят производство. К примеру, это может быть лишний заместитель с минимальными обязанностями, без которого документы могут напрямую попадать к руководителю, а вопросы решаться оперативно.

Кроме того, к таким элементам могут относиться побочные посредники, задерживающие доставку до конечного потребителя и получающие комиссию за хранение. По статистике, зачастую достаточно иметь одного проверенного перевозчика, нежели множество мелких необязательных компаний, которые могут подвести в самый неожиданный момент.

Также элементом, тормозящим развитие компании, является старое оборудование, удаленный склад, отсутствие дополнительного обучения новых работников. Все это снижает скорость производства и становится фактором недополучения прибыли.

Задачами оптимизации бизнес-процессов являются:

• организация безопасного хранения информационных и программных элементов;
• поддержка функционирования на высоком уровне;
• оперативная подготовка и печать документации для контрагентов;
• создание отчетности о состоянии дел компании за любой период времени;
• пересмотр финансовых расходов в отношении работников, повышение эффективности использования времени работников за счет автоматизации рутинных операций;
• улучшение качества обслуживания клиентов;
• минимизация влияния работников на важные производственные процессы.

Примеры автоматизации

С помощью автоматизации можно сохранить постоянно обновляющуюся связь между всеми отделами одной компании. Также можно наладить взаимодействие автоматизации с информационными сервисами и сделать ее более гибкой.

Так, появляется возможность высвободить трудовые и финансовые ресурсы, повысить производительность труда, внедрить эффективную стратегию развития.

Во многих компаниях не соблюдают четкую последовательность действий. В результате руководители все время загружены, многие вопросы не решаются своевременно, нет контроля за проектами, происходит дублирование задач и сотрудников. Возникает ситуация, когда вроде все работники заняты, но при этом процесс движется крайне медленно.

Действовать нужно иным образом. У одного менеджера при ежедневном планировании должно быть столько проектов, сколько он действительно может исполнить. Его цель — контролировать задачи, отслеживать их выполнение, докладывать об итогах. Если на сотрудника возложить больше, чем он может сделать, то некоторые задачи или вообще все будут сделаны хуже или медленнее. В реальности во многих компаниях одно и то же задание проверяется сразу несколькими сотрудниками.

В бизнес-процессах участвуют все работники, которые тем или иным образом взаимодействуют друг с другом или с производством. В связи с этим зачастую оптимизацию начинают именно с сотрудников.

Процедура позволяет наладить даже самые простые задачи, однако занимающие существенное время:

• расчет скидок;
• ведение статистики;
• обработка заказов;
• систематизация любой информации.

Имеется много успешных примеров применения оптимизации и автоматизации. При внедрении в заказы материалов или продукции для реализации будут отсутствовать простои и перегруженность складов однотипными товарами.

Преимущества автоматизации

Главным смыслом внедрения автоматизации бизнес-процессов является налаживание эффективной работы, получение максимальной отдачи и прибыли. При этом не ставится цель замены или перераспределения работников, которые выполняют однотипные операции, на роботов. Благодаря автоматизации и оптимизации сотрудников избавляют от ежедневных рутинных мелких отчетов и повторяющихся действий, занимающих рабочее время и не дающих возможность заниматься более значимыми, интересными или исследовательскими задачами.

Сотрудникам удается лучше координировать совместную деятельность, поскольку они действуют вместе и через одинаковое программное обеспечение. В этом случае слаженность персонала выше, а полученные результаты точнее.

Многие современные компании применяют автоматизацию для использования таких преимуществ:

• действия работников более согласованные;
• снижение числа ошибок в связи с человеческим фактором;
• замена ручного рутинного труда механическими или автоматическим и вследствие этого ускорение воспроизведения циклов;
• становление деятельности компании более прозрачной и технологичной;
• увеличение качества выполняемых задач;
• более легкое принятие решений для стандартных ситуаций;
• простота при обработке большого объема информации.

Технологии в автоматизации бизнес-процессов

Постепенно появляются проверенные решения, движение с помощью которых приводит к увеличению прибыли и сокращению потерь. Одно из них — применение специальных платформ Low-code.

Эти программы дают руководителям возможность быстро решать проблемы развития компании. Для этого используется несколько удобных пользовательских инструментов, с помощью которых моделируется текущая ситуация и вносятся изменения. Благодаря такому подходу можно радикально уменьшить сроки внедрения IT-решений, помогающих компаниям адаптироваться к условиям постоянно обновляющейся бизнес-среды.

Ключевые технологии автоматизации бизнес-процессов

Современная экосистема автоматизации включает несколько классов решений, которые часто используются совместно:

• BPM‑системы — позволяют моделировать, регламентировать и исполнять бизнес-процессы, отслеживать статусы задач и контролировать узкие места.
• ERP‑системы — объединяют в единую систему данные о производстве, финансах, закупках, складах и помогают управлять ресурсами компании.
• CRM‑системы — автоматизируют продажи и маркетинг, позволяют выстраивать воронки, отслеживать коммуникации с клиентами и эффективность каналов привлечения.
• BI и аналитические платформы — собирают данные из разных систем и дают управленческую отчётность в виде дашбордов и интерактивных отчётов в реальном времени.
• RPA (Robotic Process Automation) — программные роботы, которые повторяют действия пользователей в интерфейсах систем и берут на себя рутинные операции.
• Low-code / no-code‑платформы — позволяют быстро собирать корпоративные приложения и прототипы процессов без глубокого программирования.
• ИИ‑сервисы и чат-боты — помогают автоматизировать обработку запросов клиентов, классификацию обращений, подготовку типовых ответов и первичный анализ данных.

Оптимальная архитектура подбирается под конкретные задачи бизнеса: где-то достаточно внедрить CRM и электронный документооборот, а где-то требуется комплексная интеграция ERP, BPM и BI‑решений.

Какие функции автоматизации нужны

Поскольку все бизнес-процессы в основном предусматривают различные действия, которые выполняются разными сотрудниками, программное обеспечение должно иметь возможность предоставлять все пункты в графической и наглядной форме. Так работники будут понимать, что и каким образом требуется сделать, а руководство сможет найти, где можно провести оптимизацию.

Для всех программ требуется интуитивное меню и простота в применении. Важно, чтобы была возможность пользоваться программами любыми работниками, а потому для средних и крупных компаний зачастую на первом месте стоят системы из облачного хранилища. Предоставление доступа в данном случае открывается в любую точку мира и не требует привязки к конкретному компьютеру или планшету.

Программное обеспечение должно быть оснащено функцией оповещения участников оптимизации и возможностью рассылать уведомления о завершенном этапе. Кроме того, требуется иметь навык одновременно управлять несколькими бизнес-процессами, которые ведут к общей цели. К примеру, ввод скидок на группы товаров и параллельное списание их остатков приводят к оптимизирующей процедуре и увеличению размера прибыли.

Отдельно должен работать контроль доступа. Не всем сотрудникам требуется одновременно вся аналитическая информация, а потому к этим сведениям вход должен быть отдельным, по ролям.

Как автоматизировать бизнес-процессы

В первую очередь требуется понять, в каких ситуациях это требуется. Когда прибыль не увеличивается, а также когда появляются частые и неприятные осложнения даже при простых процессах, пора вмешиваться в ситуацию и искать варианты ее исправления. При этом важно не останавливаться и постоянно развиваться для того, чтобы быть впереди конкурентов.

Пошаговый подход к автоматизации

1. Зафиксировать цели. Что именно нужно улучшить: скорость обработки заказов, прозрачность отчётности, сокращение ошибок, снижение издержек?
2. Описать текущие процессы. Нарисовать схему «как есть»: кто что делает, какие системы задействованы, где передаются данные и документы.
3. Выявить узкие места. Отметить ручные операции, дублирование действий, участки с частыми ошибками и задержками.
4. Определить приоритеты. Начать с процессов, где эффект от автоматизации будет максимальным при разумных затратах и сроках.
5. Подобрать инструменты. Сравнить типовые решения и доработку под себя, оценить возможность интеграции с уже используемыми системами.
6. Запустить пилотный проект. Внедрить автоматизацию на ограниченном участке, собрать обратную связь, скорректировать требования.
7. Масштабировать решение. Расширить внедрение на другие подразделения и процессы, закрепить регламенты и зоны ответственности.
8. Настроить мониторинг. Определить показатели эффективности (KPI) и регулярно анализировать, как автоматизация влияет на бизнес.

Многие руководители начинаю процедуру с того, что занимаются однотипными задачами, требующими много времени — бухучет, документооборот, складской учет, маркетинг. Для этого нужно обратить внимание на:

• облачные технологии — отличный вариант для малых и средних фирм при отсутствии у них собственного сервера;
• маркетинг (CRM и BI) — имеется возможность повысить объем прибыли через настройку рекламы и поиск клиентов;
• межмашинное взаимодействие — можно настроить опции между двумя разными видами оборудования или сложными бизнес-процессами для исключения ошибок в связи с человеческим фактором;
• инструменты для крупных объемов информации — в основном используются в крупных компаниях, чтобы упростить обработку базы данных;
• онлайн‑аналитика и мониторинг показателей — современные системы позволяют в реальном времени отслеживать ключевые метрики (продажи, загрузку складов, эффективность кампаний, просроченные задачи) и принимать управленческие решения на основе данных, а не интуиции.

Этапы автоматизации бизнес-процессов

Этапы внедрения автоматизации бизнес-процессов следующие:

• подготовительный — производятся поиск и описание имеющихся проблем, количество работников, которые будут использовать программы;
• анализ — изучаются внутренние регламенты, проводится интервью с начальниками отделов, определяется реальная ситуация;
• подготовка техзадания — формируется документ, в котором указываются все нюансы и функционал будущего программного обеспечения;
• подготовка помещений — готовятся помещения, в которых будут внедрятся нововведения;
• установка и настройка системы — проводятся установка и тестирование программного обеспечения;
• обучение — проводится обучение работников использовать программное обеспечение;
• проверка — сотрудники тестируют функционирование внедренной автоматизации под руководством разработчиков;
• корректировка — производятся правки программного обеспечения при запросе от заказчика;
• ввод в эксплуатацию.

Программное обеспечение для ключевых направлений

При подборе программного обеспечения нужно подходить к задаче комплексно и при этом ориентироваться не на структуру компании, а на происходящие в ней процессы. Подобный подход делает бизнес более гибким, сокращает время реакции на внезапные сложности и сокращает создание конечного продукта. Все процессы в компании строго индивидуальны, однако основные отделы всегда похожи.

Для управления требуется контролировать бюджет, поддерживать безопасность информации и экономики, организовывать менеджмент и юридическую поддержку. Для этого подходит БИТ.ФИНАНС, 1С:Документооборот.

При маркетинге и продажах нужно оптимизировать отношения с клиентами, а также настраивать рекламу. Для этого используются программы 1С:CRM, Битрикс 24, АМО CRM.

При производственной деятельности нужно выводить на новый уровень запасы и поставки, а также контролировать технику и оборудование. Кроме того, требуется оптимизировать логистические цепочки. Для этого применяются программы 1C:Управление Холдингом, 1C:ERP УХ, 1С:TMS, Бит.Экспедирование.

В целях поддержания качества продукции нужно контролировать все, что выпускает фирма, а также работать с вопросами и недовольством клиентов. В этом случае можно использовать 1C:PDM.

Для подбора работников, их учета, обучения и стимулирования можно использовать 1С:ЗУП КОРП.

Для управления финансами, ведения бухгалтерии и налогового учета, планирования, начисления зарплаты, сдачи отчетности используются программы 1С Бухгалтерия ПРОФ/КОРП. Отраслевые решения, например, БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО, Бухгалтерия, сельского хозяйства и т.п., 1С ERP, 1С УХ, БИТ.ФИНАНС.

Чтобы организовать работу компании, для оборота регистрируемых документов применяется 1С:ЭДО, 1С: Документооборот.

Как выбрать систему для автоматизации

При выборе системы для автоматизации бизнес-процессов, можно:

• использовать типовое готовое решение;
• заказать создание и внедрение индивидуальной разработки.

Перед тем как выбрать окончательный вариант и не допустить никаких ошибок, нужно проработать следующие вопросы:

• что требуется автоматизировать;
• может ли ПО справиться с поставленными задачами;
• можно ли донастроить ПО под требования компании;
• можно ли изменить ПО без прекращения его работы;
• удобное и понятное ли ПО для пользования;
• можно ли интегрировать ПО с другими программами;
• будет ли по ПО осуществляться техподдержка, обслуживание, консультирование при его использовании;
• сколько стоит ПО.

Стоимость разработки ПО и его внедрения зависит от нескольких факторов, в том числе задач, которые оно будет решать, объема подключенных рабочих мест, стоимости и объема ресурсов для запуска ПО и др.

Частые вопросы и ответы

С чего начать автоматизацию бизнес-процессов в компании?

Начните с постановки целей и описания текущих процессов. Важно понять, какие задачи вы хотите решить: повысить прозрачность, сократить время обработки заказов, снизить количество ошибок или оптимизировать затраты. После этого можно выбирать приоритетные процессы для автоматизации и подбирать подходящие системы — от CRM и ERP до BPM и RPA.

Какие ошибки чаще всего допускают при автоматизации?

Основные ошибки — автоматизация «хаотичных» процессов без предварительной оптимизации, выбор системы только по цене, без учёта интеграций и масштабируемости, отсутствие вовлечения ключевых сотрудников и недооценка этапа обучения. В результате решения используются частично или сопротивление персонала снижает эффект от проекта.

Сколько времени занимает внедрение системы автоматизации?

Сроки зависят от масштаба проекта и сложности процессов. Небольшие пилотные внедрения типовых решений могут занимать от нескольких недель. Комплексные проекты с интеграцией нескольких систем, настройкой отчётности и изменением регламентов работы обычно занимают от нескольких месяцев и требуют поэтапного подхода.