В ближайшее время компании смогут перейти на применение электронных транспортных накладных (ЭТрН), и при этом не нужно будет их дублировать на бумаге. Пользователи могут использовать эту возможность в 1С:Бухгалтерии 8, начиная с версии 3.0.121.31.
Формирование электронных транспортных накладных
При формировании ЭТрН участвуют три стороны — грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Документ заполняется по формату, регламентированному Приказом ФНС от 09.12.2021 г. № ЕД-7-26/1065@.
Электронная транспортная накладная включает четыре обязательных файла обмена:
- информации грузоотправителя, которая состоит из сведений об участниках грузоперевозки, о существенных условиях договора грузоперевозки, о поданном под погрузку транспорте и о его водителе (или водителях), сведений о грузе и сопроводительной документации на него, а также о фактических обстоятельствах предъявления груза к перевозке и погрузке груза в транспорт;
- информации перевозчика о приемке груза к транспортировке, которая состоит из дополнительных к сведениям грузоотправителя данных перевозчика в отношении принятия вверенного груза и фактических обстоятельств погрузки груза в транспорт;
- информации грузополучателя, которая состоит из сведений грузополучателя о приемке груза от перевозчика, а также о фактических характеристиках принятого груза и обстоятельствах приема;
- информации перевозчика о выдаче груза грузополучателю (лицу, которое уполномочено получать груз), которая состоит из дополнительных к сведениям грузополучателя данных перевозчика в отношении выдачи вверенного ему грузополучателем груза и фактических обстоятельств такой выдачи.
ЭТрН подписывают все три стороны, а потому и составляются в 3-х экземплярах. Когда накладная применяется в качестве первичного учетного документа, требуется формировать и четвертый экземпляр — в виде оригинала на бумаге для грузоотправителя.
Водитель вправе подписывать накладную или простой ЭП, или усиленной неквалифицированной, но если только затем документ подпишет компания-перевозчик своей усиленной квалифицированной ЭП. При этом водителю запрещено действовать от имени двух сторон договора грузоперевозки.
При замене транспорта, который указывается в электронной накладной, или водителя компания-перевозчик направляет уведомление сторонам договора грузоперевозки об этой замене, а также о ее причинах до того, как будет подан транспорт под выгрузку. В ЭТрН надо указать дополнительную информацию, которая касается этой замены, в разделах 6 «Перевозчик» и 7 «Транспортное средство».
Переход на электронные транспортные накладные
Для работы с ЭТрН организации нужно подключиться к ГИС ЭПД, представляющую собой единую информационную систему, через которую участники перевозок и госорганы производят обмен перевозочными документами. Участники в данном случае — это грузоотправители, грузополучатели, перевозчики, фрахтователи, фрахтовщики и операторы ЭДО.
ГИС ЭПД дает возможность создавать, получать, обрабатывать, обмениваться и хранить перевозочные документы в электронном виде и предоставлять их по требованию госорганов. Кроме ЭТрН через систему ГИС участники оформляют и передают друг другу заказ-наряды и сопроводительные ведомости, также оформленные в электронном формате.
Порядок обмена ЭТрН и иными перевозочными документами регламентирован Постановлением Правительства от 21.05.2022 г. № 931.
Внедрение ЭТрН
Переход на электронный транспортный документооборот требует подготовки ИТ-систем и бизнес-процессов. Компании должны заранее подключить и настроить сервисы ЭДО (1С-ЭПД), чтобы обмен ЭТрН работал «из коробки». Необходимы договоры с аккредитованными операторами ЭДО из реестра Минтранса (например, Контур.Диадок, СБИС, Астрал, ИТКОМ). Все участники обмена должны иметь квалифицированные электронные подписи (КЭП): у руководителей и бухгалтеров – усиленные КЭП, у водителей – простые подписи, у самозанятых – ГосКлюч. Важно обеспечить регистрацию контрагентов в системе ГИС ЭПД. Так, экспедиторы должны зарегистрироваться в профильном реестре «ГосЛог» до 1 мая 2026 года; после этого срока работа без регистрации запрещена. Компаниям рекомендуется провести пилотные обмены, проверить корректность заполнения титулов и обучение сотрудников (логистов и бухгалтеров) навыкам работы с ЭДО.
Законодательно определено, что переходного периода после 1 сентября 2026 года не предусмотрено: с этой даты бумажные ТТН оформлять будет запрещено. Внедрение ЭТрН нужно рассматривать не только как обязанность, но и как улучшение логистических процессов – цифровой обмен ускоряет документооборот и повышает надёжность бизнеса. Начать подготовку к ЭТрН стоит заранее: обновить 1С до актуальных релизов, подключить электронный документооборот, выпустить и зарегистрировать нужные подписи. Тогда с 2026 года переход на электронные транспортные накладные (ЭТрН) пройдёт для организации гладко и без остановки логистики.
Подключение к ГИС ЭПД
Для подключения к ГИС ЭПД компания заключает специальное соглашение с оператором ЭДО, входящим в федеральный реестр, которое касается ЭДО перевозочных документов. В документе указываются права и обязанности сторон, а организации выдается специальное ПО (в случае, если у нее нет учетного ПО, которое интегрируется с оператором ЭДО) и квалифицированные ЭП, которые позволяют создавать ЭТрН.
Реестр таких операторов содержится на сайте Минтранса.
Формирование электронной транспортной накладной в 1С
Чтобы использовать функционал по электронным перевозочным документам, в 1С дополнительно подключается сервис 1С-ЭПД. Компании, имеющие подключенный 1С-ЭДО, включают соответствующую настройку.
В 1С оформить ЭТрН грузоотправитель может через перечень документов «Электронные транспортные накладные», нажимая кнопку «Создать». Пользователю открывается форма, в верхней части которой имеется информационная лента, отражающая все этапы создания и обмена ЭТрН.
Грузоотправитель при создании электронной накладной заполняет в ней всю информацию об отгрузке, которая требуется по Правилам, регламентированным Постановлением Правительства от 21.12.2020 г. № 2200.
Если файл не проходит проверку по схеме формата, то он не отправляется, а программа выдает пользователю сообщение об ошибке. В программе 1С в документе все графы и их группы, которые обязательно нужно заполнить, выделены соответствующим образом.
Затем созданную ЭТрН можно направлять перевозчику и далее — грузополучателю.
Передача в 1С электронной транспортной накладной перевозчику и грузополучателю
Пользователь нажимает кнопку «Отправить», по которой подписывает ЭТрН с информацией грузоотправителя усиленной квалифицированной ЭП и передает оператору ЭДО для направления перевозчику через его оператора ЭДО, а также в систему ГИС ЭПД.
Когда перевозчик получает этот файл, он формирует файл обмена сведениями перевозчика о приеме груза к перевозке. Затем он подписывает его своей усиленной квалифицированной ЭП и передает через своего оператора ЭДО грузоотправителю и грузополучателю через их операторов ЭДО, а также в систему ГИС ЭПД.
Если требуется, можно дополнительно сформировать и передать участникам файл обмена информации о переадресовке или файл обмена информации о замене водителя или транспорта.
Грузополучатель, когда фактически принимает груз, с учетом имеющихся у него сведений в файлах ЭТрН грузоотправителя и перевозчика формирует свой файл обмена информации грузополучателя. В этом документе имеется отметка о полной либо неполной выгрузке груза.
При нажатии кнопки «Отправить» грузополучатель подписывает свой файл ЭТрН усиленной квалифицированной ЭП и передает его своему оператору ЭДО, чтобы направить перевозчику через его оператора ЭДО, а также в систему ГИС ЭПД.
ЭТрН в ЭДО
Обмен электронными транспортами накладными между участниками перевозки осуществляется через электронный документооборот (ЭДО) и Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). После создания ЭТрН в 1С отправитель нажимает «Отправить», подписывает документ квалифицированной электронной подписью (КЭП) и передаёт его своему оператору ЭДО. Оператор направляет ЭТрН перевозчику и грузополучателю через их операторов ЭДО, а также передает в ГИС ЭПД. Перевозчик, приняв ЭТрН, формирует свой раздел («титул перевозчика»), подписывает его КЭП и отправляет обратно отправителю и получателю через ЭДО, одновременно данные поступают в ГИС ЭПД. Аналогично получатель после разгрузки заполняет свой раздел, подписывает и отправляет всем сторонам через ЭДО. Все операторы ЭДО являются аккредитованными участниками, информация передается по защищённым каналам и хранится в системе ГИС ЭПД. На каждом этапе статус документа фиксируется в учетной системе (появляется отметка «В пути», «Доставлен» и т.п.), а в ГИС ЭПД создаётся электронный архив с полным набором подписанных титулов. Такой обмен исключает необходимость курьерской доставки бумажных бланков и обеспечивает доступность документов всем участникам на единой платформе.
ЭТрН в 1С:Бухгалтерия
В конфигурации 1С:Бухгалтерия 8 функциональность ЭТрН доступна с версии 3.0.121.31 и выше. В 1С Бухгалтерии отправитель ЭТрН создаёт из документа «Реализация товаров/услуг» или «УПД (акт)» нажатием кнопки «ЭДО» → «Создать электронную транспортную накладную»
Программа открывает форму ЭТрН с уже заполненными реквизитами контрагентов. Пользователь сверяет данные, добавляет информацию о грузе и маршруте (согласно Правилам перевозок), после чего подписывает документ КЭП и отправляет его через оператора ЭДО. В 1С автоматически выполняются валидации по формату: если обязательные поля не заполнены или есть несовпадения (ИНН, адреса и т.д.), система выдаёт подсказку. Когда грузополучатель подпишет свой титул ЭТрН, статусы изменятся на «Доставлена», и 1С сама сформирует УПД с номером ЭТрН (единый передаточный документ) для окончательного завершения сделки. Все этапы обмена (создание, подпись отправителя, передача перевозчику, передача грузополучателю и т.д.) отражаются в ленте состояния документа в интерфейсе 1С, что упрощает контроль сроков и решений при возможных разногласиях. Так, ЭТрН в 1С:Бухгалтерии оформляются в привычном интерфейсе учетного документа, но становятся полноценными электронными перевозочными документами с юридической силой.
ЭТрН в 1С:ERP
В системе 1С:ERP Управление предприятием и смежных решениях предусмотрена интеграция с ЭДО. Для работы с электронными перевозочными документами в 1С:ERP подключается тот же сервис «1С-ЭПД» (электронные перевозочные документы), что и в 1С:Бухгалтерии. Операторы ЭДО выпускают готовые модули для интеграции с 1С:ERP, поэтому при обмене данными не требуется ручной перенос реквизитов. Процесс оформления ЭТрН в ERP похож на 1С:Бухгалтерию: из документа “Реализация (акт, накладная, УПД)” нажимают кнопку «ЭДО → Создать ЭТрН». Система автоматически подставляет данные отправителя и получателя, а затем остается лишь проверить их, подписать ЭТрН квалифицированной подписью и отправить. После обработки подписанных разделов электронных транспортных накладных ERP сама формирует унифицированный передаточный документ с номером ЭТрН, завершая обмен. Таким образом 1С:ERP позволяет полностью вести электронный документооборот по грузоперевозкам и интегрироваться с государственной системой ГИС ЭПД.
ЭТРН 1С ERP особенно востребована у компаний с большим объемом логистических операций, распределенными складами и несколькими юридическими лицами. В таких сценариях электронная транспортная накладная ERP становится частью единого цифрового контура, где данные по заказам, складу, доставке и закрывающим документам синхронизируются автоматически. Благодаря этому сотрудники не дублируют информацию вручную, а статусы перевозки обновляются непосредственно в системе.
Для грузоотправителей особенно важно, что электронные транспортные накладные для грузоотправителя в 1С:ERP можно формировать на основании уже существующих документов реализации и отгрузки. Это ускоряет подготовку перевозки, снижает риск ошибок в реквизитах и упрощает контроль над отправкой товара. При необходимости система поддерживает корректировки данных по перевозчику, водителю или транспортному средству до завершения обмена.
Электронная транспортная накладная в 1С ERP также позволяет автоматизировать контроль подписания документов всеми участниками перевозки. Пользователи могут отслеживать статусы отправки, приемки и завершения перевозки прямо в интерфейсе ERP без перехода в сторонние сервисы. Такой подход особенно удобен для компаний, которые уже используют ЭДО в закупках, продажах и кадровом документообороте и хотят выстроить единое пространство цифрового обмена документами.
Дополнительно ЭТРН 1С ERP помогает автоматизировать архивирование перевозочных документов и их последующий поиск. Все сведения о рейсе, подписантах и изменениях сохраняются в базе 1С, что упрощает внутренний аудит и подготовку документов для проверки. Поэтому электронная транспортная накладная ERP сегодня рассматривается не только как инструмент соблюдения требований законодательства, но и как способ повысить прозрачность логистики и управляемость перевозок.
Завершение в 1С обмена электронной транспортной накладной
Когда перевозчик получает файл ЭТрН от грузополучателя, он формирует файл обмена информации перевозчика о выдаче груза грузополучателю. Он подписывает его усиленной квалифицированной ЭП и передает своему оператору ЭДО, чтобы дальше направить грузоотправителю и грузополучателю через их операторов ЭДО, а также в систему ГИС ЭПД.
После этого считается, что обмен ЭТрН завершен — на это указывает информационная лента с отражением прохождения всех этапов создания и отправки файлов ЭТрН.
