Для контроля за наличием оригиналов счетов-фактур от поставщиков можно использовать поле Комментарий документа Счет-фактура полученный или добавить для документа Дополнительное сведение.
Использование поля Комментарий:
- Для каждого документа Счет-фактура полученный в поле Комментарий должен быть проставлен один из текстовых статусов, определенных пользователем (например, Оригинал, Копия, Ожидается и т.п.).
Рис. 1
Использование Дополнительного сведения:
- Работать с дополнительными сведениями может пользователь с обычными правами, но для добавления нового дополнительного сведения необходимы права Администратор или полные права.
- Добавьте новое Дополнительное сведение и его значения:
- Раздел: Администрирование – Общие настройки.
- Установите флажки Дополнительные реквизиты и сведения, Реквизиты и сведения с общим списком значений и Общие реквизиты и сведения.
- Перейдите по ссылке Дополнительные сведения, выделите в списке Счета-фактуры полученные, нажмите кнопку Добавить и выберите Новое (рис. 2).
- В открывшейся форме в поле Наименование укажите название дополнительного сведения (например, Статусы), нажмите кнопку Записать и перейдите на закладку Значения.
- На закладке Значения по кнопке Создать добавьте необходимые значения статусов (например, Копия, Ожидается оригинал, Оригинал получен и т.п.).
- Кнопка Записать и закрыть.
Рис. 2
- В журнале документов Счета-фактуры полученные по кнопке Еще выберите Изменить форму и добавьте дополнительное сведение, которое мы создали на предыдущем этапе (Статусы). Чтобы кнопка Добавить поля стала активной, установите курсор мыши на поле Ссылка. Кнопками с синими стрелками перемещайте названия колонок вверх или вниз, чтобы настроить порядок колонок в списке (рис. 3).
Рис. 3
- В журнале документов появится новая колонка Статусы. Устанавливать и менять значение статуса можно как в журнале документов, так и в самом документе по кнопке Дополнительные сведения (рис. 4). Если изменить статус в документе, то в журнале документов новое значение отобразится сразу. Если изменить статус в журнале документов, то для отображения новых значений статусов необходимо обновить журнал по кнопке F5 на клавиатуре или открыть журнал заново.
Рис. 4
Отчет со статусами счетов-фактур полученных:
- В списке счетов-фактур полученных:
- по кнопке Еще – Установить период укажите период, за который будет формироваться отчет со статусами счетов-фактур;
- по кнопке Еще – Вывести список отметьте флажками колонки, которые должны попасть в отчет, включая колонку Комментарий или Статусы (рис. 5);
- кнопка ОК.
Рис. 5
- На экран будет выведен отчет по всем счетам-фактурам, полученным за указанный период, с соответствующим статусом документа в колонке Комментарий или Статусы.
- Чтобы распечатать отчет или сохранить его в файл, нажмите кнопку Главное меню, выберите Файл и затем необходимую функцию (рис. 6).
Рис. 6
