Свертка информационной базы 1С – это обработка документов и регистров, при которой происходит формирование документов ввода остатков на определенную дату (дату свертки) и удаление документов, которые не используются, и движений по регистрам (сведений, накопления, бухгалтерии) до даты свертки включительно. Свертка информационной базы выполняется, чтобы сократить объем данных в рабочей базе и увеличить скорость работы системы.
Перед сверткой обязательно создайте резервную копию базы данных (этап входит в процедуру свертки) на случай, если процедура свертки закончится неудачно и потребуется восстановить данные. Также в будущем может потребоваться сформировать отчеты по прошлым отрезанным периодам. В этом случае для восстановления архива (копии) создайте новую базу. Как это сделать, см. в ответе на вопрос Как в "1С:Бухгалтерии 8" восстановить копию информационной базы до свертки?
Процесс свертки информационной базы включает следующие этапы: создание резервной копии, настройку свертки, формирование документов ввода остатков, просмотр операций, проверку и удаление старых документов.
Свертку может выполнить только пользователь с правами Администратор. Если с программой одновременно работают несколько пользователей, им необходимо завершить работу и выйти из программы.
Перед выполнением свертки информационной базы рекомендуется:
- создать архив базы, в случае неудачи его можно будет восстановить (архив можно создать в режиме Конфигуратор, в режиме 1С:Предприятия и в процессе свертки информационной базы);
- произвести тестовую свертку на копии рабочей базы;
- решение о возможности использования свертки для рабочей базы принимать по результатам успешного тестирования.
Для проведения свертки информационной базы выполните следующее (рис. 1):
- Раздел: Администрирование – Свертка информационной базы.
- Введите пароль (если у пользователя установлен пароль для входа в программу).
- В поле Каталог резервной копии ИБ выберите диск и каталог (папку), куда будет записана копия базы (файл с расширением cd).
- Кнопка Далее. Появится обращение к администратору о создании резервной копии (также резервную копию можно создать предварительно – до свертки
базы). Нажмите Да и дождитесь формирования файла с копией базы. Проверьте, что файл с копией базы сформировался и находится
в указанной папке.
Рис. 1
- На втором этапе Настройка свертки укажите период (год), на начало которого планируется свернуть информационную базу.
Рекомендуется не снимать флажок Установить дату запрета изменения данных (рис.2). Можно
выполнить свертку по всем организациям в базе или выборочно. Для выборочной свертки установите переключатель По отмеченным организациям и
флажки у нужных организаций.
Рис. 2
- На третьем этапе Формирование остатков предлагается выбрать регистры для формирования остатков. Предложенные программой настройки рекомендуется
оставить по умолчанию и продолжить процесс по кнопке Далее.
Рис. 3
- На этапе Просмотр операций выводятся созданные документы ввода остатков (рис. 4). Их можно проверить и при
необходимости отредактировать, а также создать новые документы ввода остатков. Если все верно, нажмите кнопку Далее и переходите к следующему этапу.
Рис. 4
- На следующем этапе Проверка будет сформирован отчет с остатками по счетам до свертки и после (рис. 5).
По кнопке Показать настройки можно настроить формирование отчета по показателям НУ, ПР и ВР или по субсчетам. Также можно проанализировать информацию
по регистрам сведений и накопления, установив соответствующий переключатель по типу данных. Если все верно, нажмите кнопку Далее и переходите
к следующему этапу.
Рис. 5
- На этапе Удаление старых документов помечаются на удаление документы прошлых периодов до даты свертки (рис. 6). У важных документов для учета ОС и для учета НДС пометка на удаление не устанавливается. Процесс может занять длительное время (в зависимости от объема информации). После установки пометок на удаление выводится сообщение Свертка прошла успешно.
- Кнопка Закрыть.
Рис. 6
Откройте журнал операций, все документы прошлых периодов (до свертки) в нем помечены на удаление, кроме документов по учету ОС и НДС. Чтобы проверить, у каких документов не установлены пометки на удаление, нажмите кнопку Реестр документов, установите период, за который выполнялась свертка базы. Нажмите кнопку Показать настройки, затем кнопку Добавить, выберите Пометка на удаление, вид – сравнение равно и значение нет. Сформируется реестр с объектами, которые не помечены на удаление.
Для окончательного удаления из базы объектов, помеченных на удаление, отройте раздел Администрирование и перейдите по ссылке Удаление помеченных объектов.