Все проекты English Написать директору Вебинары
Выбор региона
Ваш город:Алматы
Поиск

Автоматизация процесса закупок и внедрение аналитики KPI менеджеров на Тульском винокуренном заводе

Заказчик

ООО «Тульский винокуренный завод 1911» – завод по производству алкогольной продукции в Тульской области. Завод остается лидером рынка по производству водки, настоек и других алкогольных продуктов высокого качества. Производственные мощности завода – 6 миллионов дал в год. На предприятии внедрены автоматизированные системы планирования, учета и документооборота, а также одна из лучших систем контроля качества продукции.


70

Количество автоматизированных рабочих мест

250

Количество сотрудников

Описание проекта

В компании не был оптимизирован процесс работы с заявками на ТМЦ. На заводе используется две системы – «1С:Документооборот КОРП» и «1С:ERP Управление предприятием». Через «1С:Документооборот» проходило согласование заявок на потребности в ТМЦ, но путь заявки и дальнейшую работу с ней отследить было нельзя. Другие, связанные с закупкой ТМЦ документы: коммерческие предложения, счета на оплату, заявки на расходование денежных средств – существовали в системе отдельно, и не были привязаны в заявке. Не использовался функционал «1С:ERP Управление предприятием» заказов поставщику на закупку ТМЦ – из-за этого отсутствовала прослеживаемость поступления товаров на склад и оплаты поставщикам. Пользователи работали в двух системах одновременно, но понятного и отслеживаемого процесса не было.

Поскольку на заводе уже работало два решения «1С:Документооборот КОРП» и «1С:ERP Управление предприятием», необходимо было проанализировать текущие бизнес-процессы компании. По согласованию с заказчиком, специалисты Первого Бита решили промоделировать все процессы на типовом функционале программ 1С, чтобы минимизировать затраты на изменение функционала и дальнейшее поддержание доработок. В «1С:ERP Управление предприятием» есть инструмент создания заявки на закупку ТМЦ с помощью документа «Заказ на внутреннее потребление» в интеграции с «1С:Документооборот». Выявили большое количество доработок для этого документа и было решено разрабатывать отдельный документ, а не дорабатывать типовой, чтобы снизить риски возникновения ошибок при обновлении.

Разработали документ «Заявка на закупку ТМЦ», в который добавили «Статья ДДС» — именно с привязкой к этому реквизиту срабатывает шаблон движения документа. К каждой статье ДДС привязаны ответственные, которые автоматически попадают в процесс согласования при выборе нужной статьи ДДС.

В разработанной заявке на закупку ТМЦ фиксируются:

  • менеджер по закупкам;
  • данные о том, когда и во сколько заявка была принята менеджером в работу и как быстро он её отрабатывает;
  • изменения по работе с заявкой фиксируются по статусам.

По заявкам на закупку ТМЦ можно формировать отчет, анализирующий KPI менеджеров по работе с заявками.

Для удобства работы с заявками добавили проверку наличия номенклатуры на складе. Также фиксируется требуемую дата поставки, можно указывать дополнительные комментарий, и отметить для какого сотрудника требуется ТМЦ.

Дополнительно в заявке разработали отражение данных по коммерческим предложениям от поставщиков. Можно заполнить сведения о поставщике, договоре, стоимости, можно указывать комментарии и прикреплять файлы КП различных форматов. Если добавлено несколько коммерческих предложений, можно отметить то, которое приоритетнее для закупки. Созданный документ «Заявка на закупку ТМЦ» позволяет согласовывать КП в едином процессе обработки документов, менять статусы у заявок и минимизировать ошибки при обновлениях.

Одним из главных требований по работе с заявками на закупку было отслеживание этапов работы с заявкой в едином окне. Для этого создали десять статусов, детально отражающих каждый этап обработки заявки. Статусы автоматически меняются при выполнении промежуточных задач в заданном процессе в «1С:Документооборот КОРП». С помощью интеграции двух программ и заявок на закупку ТМЦ коммерческие предложения также проходят через этапы согласования в «1С:Документооборот» и возвращаются в «1С:ERP Управление предприятием» с уже измененным статусом. Фактически менеджеры работают с документами и заявками, которые находятся в «1С:Документооборот» не выходя из основной системы «1С:ERP Управление предприятием». Чтобы сохранить текущие статусы у уже запущенных в работу документах и тех, заявок, которые будут идти по новым процессам в «1С:Документооборот» отражение изменения состояний документов разрабатывали отдельно.

Сейчас заказчик может удобно работать с заявками на закупку ТМЦ, отрабатывать задачи по этим заявкам, создавать КП и согласовывать их, формировать заказы поставщикам и отслеживать выполнение закупки.

Задачи проекта

1

Автоматизировать процесс работы с заявками на закупку ТМЦ.

2

Интегрировать системы «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Документооборот КОРП» для постановки задач и контроля их выполнения.

3

Разработать статусы для заявок на закупку ТМЦ, позволяющих детально отслеживать стадии бизнес-процесса.

4

Отслеживать KPI менеджеров, работающих по заявкам на закупку ТМЦ.

Результаты работы над проектом

  1. Разработан реестр заявок на закупку ТМЦ с возможностью отборов и поиска заявок.

  2. Разработан документ «Заявка на закупку ТМЦ», содержащий в себе все необходимые документы по закупке и позволяющий вносить информацию на различных этапах обработки документа.

  3. Системы 1С:ERP Управление предприятием и 1С:Документооборот КОРП интегрированы для постановки задач в рамках обработки документа и контроля их выполнения.

  4. Разработаны статусы заявки на закупку ТМЦ, позволяющие детально отслеживать стадии бизнес-процесса.

  5. Настроена структура связанных документов (Заявка на закупку ТМЦ – Заказ поставщику – Заявки на расходование денежных средств – Списание безналичных ДС) для отслеживания стадий выполнения Заявки.

  6. Подготовлена платформа для возможности формирования отчета по расчету KPI менеджеров, работающих по Заявкам на закупку ТМЦ.

  7. Создан, оптимизирован и отлажен бизнес-процесс, позволяющий контролировать выполнение заявки на закупку ТМЦ.

Решения, которые мы внедрили клиенту

Примеры внедрения и отзывов клиентов

Посмотреть все кейсы

Закажите индивидуальное коммерческое предложение!

Оставьте контакты и наш специалист предложит несколько вариантов внедрения.

Я даю Согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой Конфиденциальности

Нужна консультация специалиста 1С?

Заказать звонок