Описание проекта
Сотрудники финансового отдела компании MetraRobotics до проекта формировали и согласовывали заявки на расходование денежных средств в основном по электронной почте. Долго это не являлось проблемой, но оказалось, что основная проблема такого метода в отсутствии системности. Электронная почта сама по себе не может дать контроль над работой с заявками. Сотрудник отправил письмо – и всё. Дошло ли оно? На тот ли адрес оно ушло? Не забудет ли адресат о нём? Если письмо попадёт в спам, не тому человеку или о нём забудут, то важная заявка не будет согласована в срок. А дальше, например, не проходит оплата поставщику, срываются сроки, платятся штрафы. А, если заявка бумажная, то она может потеряться, испортиться, и также нет защиты от того, что про неё просто забудут.
Для компании MetraRobotics самым критичным в этом вопросе оказалось то, что без системы контроля за заявками, которой в почте или на бумаге просто не может быть, нет возможности увидеть их общее количество и статусы. Сколько их сейчас на согласовании? Какая общая сумма заявок на расходование денежных средств? Статус и ответственные тоже нигде не отображаются. И нет возможности получить план-фактный анализ выполнения оплат по заявкам.
За автоматизацией работы с заявками на расходование денежных средств и получение единой и контролируемой системы для управленческого учёта мы обратились в компанию «Первый Бит», проектный офис Павелецкая.
Сотрудники «Первого Бита» выслушали нас, провели обследование и предложили внедрение программного продукта БИТ.ФИНАНС: Управленческий учёт. Он сам по себе – единая система для работы с данными. В него вводятся все показатели, они обрабатываются и выгружаются в управленческий отчёт. И он помогает следить за всем, что происходит с заявкой с того момента, как только инициатор её провёл. Можно увидеть даты заявок, статусы, суммы, ответственных.
В результате компания MetraRobotics получила информационную систему, в которой содержится вся общая управленческая информация по движению денежных средств по всем необходимым объектам учета.
MetraRobotics полностью избавились от необходимости согласования по электронной почте заявок на расход денежных средств и регулярных реестров платежей, что в свою очередь ускорило сам процесс согласования и проведение оплат. Оповещения о доступности документа к согласованию приходят на электронную почту ответственного, также подключено мобильное приложение. Контроль лимитов стал комфортнее. Теперь имеющиеся управленческие данные удобно и быстро анализируются, это положительно сказалось на дальнейшем развитии компании.
Компания «Первый Бит» и проектная команда офиса «Павелецкая» проявила себя как компетентный разработчик программных решений и надежный партнер по автоматизации финансовых процессов. Мы довольны качеством разработанного функционала на базе «БИТ.ФИНАНС: Управленческий учёт» и надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество, а именно, совместно разработать и внедрить подсистему МСФО и управленческой отчетности.
Е.В. Рязанова, директор ООО «Метра-Роботикс»
